Erfolgreich mit Activity Based Working

Beim Activity Based Working geht es darum, den Menschen eine Auswahl an Rahmenbedingungen für eine Vielzahl von Arbeitsplatzaktivitäten zu bieten. Jan Gerard Hoendervanger, Forscher an der Hanze University of Applied Sciences im niederländischen Groningen, hat ABW-Konzepte erforscht und wie sie in der Praxis eingesetzt werden.

Er stellte fest, dass Konzentrationsmangel, unzureichende Privatsphäre und der Verlust von zugewiesenen Arbeitsplätzen zu großen Problemen in ABW-Umgebungen führen können - und dass nur ein kleiner Prozentsatz der Menschen tatsächlich den Arbeitsplatz wie vorgesehen wechselt. Dies zeigt, dass es nicht ausreicht, nur einen stillen Bereich zu schaffen. Auch in den belebteren Räumen muss die Akustik berücksichtigt werden, da die meisten Menschen diese Räume auch für hochkonzentrierte Arbeiten nutzen.

Interessant ist, dass der kleine Prozentsatz der Mitarbeiter, die tatsächlich regelmäßig wechseln, mit dem Bürokonzept und der Produktivitätsunterstützung weitaus zufriedener ist.

"Die Antwort, die ich dazu bekomme, lautet: "Also müssen wir den Menschen beibringen, ihr Verhalten zu ändern, dann werden alle glücklich sein". Ich kann dem nicht zustimmen. Es ist naiv zu denken, dass alle Menschen eine Aktivität in einem Raum durchführen wollen und dann ständig in einen anderen wechseln. Außerdem benutzen die Leute nicht verschiedene Schreibtische im ganzen Gebäude. Wir betrachten einen Raum gerne als unsere Heimat, sowohl aus sozialen als auch aus gewohnheitsmäßigen Gründen. Ich schätze, das ist die menschliche Natur. Also hat verschwenden Sie keine Energie, dieses Verhalten zu ändern. Das ist eine der Hauptgefahren bei ABW", sagt Hoendervanger.

Drei wesentliche Erfolgsfaktoren für ABW

Anstatt alle Mitarbeiter zu gleichem Handeln zu bewegen, sollten mehr private Räume für hochkonzentrierte Arbeit und Besprechungen sowie eine Art Heimatbasis für jeden Mitarbeiter und jedes Team geschaffen werden. Die meisten der erfolgreichen Fallbeispiele, die Hoendervanger untersucht hat, haben drei grundlegende Dinge gemeinsam:

Häufig hochkonzentrierte Arbeit

Hoendervanger schätzt, dass etwa 60-80 Prozent der ABW-Umgebungen in den Niederlanden ihrem Potenzial nicht gerecht werden, da die Bedeutung von Privatsphäre und Konzentration unterschätzt wird. Dafür gibt es viele Beschwerden unter den Mitarbeitern.

Hoendervanger betont, dass sich nicht jeder in einem Büro mit dem beschäftigt, was der Architekt Frank Duffy als "transaktionale Wissensarbeit" bezeichnet hat: die Kombination von hoher Autonomie mit hoher sozialer Interaktion, Aufgabenvielfalt und Mobilität.

"Wir neigen dazu, alle Menschen in einem Büro als diese Art von Wissensarbeitern zu betrachten. Aber das ist nicht korrekt. Es gibt viele Mitarbeiter, die individuelle Aufgaben erfüllen und jeden Tag zur gleichen Zeit im Büro ankommen. Eines der Risiken von ABW besteht darin, dass es nicht gelingt, zwischen verschiedenen Arten von Arbeitnehmern und Persönlichkeiten zu unterscheiden. Die dynamischen und flexiblen Jahrgänge sind vertreten, das ist wahr, aber sie sind nicht der einzige Teil. Über alle Generationen hinweg sehen wir sehr unterschiedliche Bedürfnisse und Vorlieben.

"Der Hauptgrund für das Scheitern von ABW ist, dass nicht genügend Analysen durchgeführt wurden. Es gibt eine gemeinsame Vision von einem dynamischen und offenen Arbeitsumfeld mit viel Kommunikation und Zusammenarbeit. Aber wir überschätzen den Umfang der kommunikationsbasierten Arbeit. Die meiste Zeit in einem Büro verbringen wir mit hochkonzentrierten Aufgaben. Die Umsetzung in ein offenes und lebendiges Bürodesign ist oft zu simpel."

Offene Räume werden überschätzt

In den letzten zehn Jahren war der Trend zu offenen Räumen stark. Zu stark, sagt Hoendervanger.

"Offene Räume werden überschätzt. Sie sind optisch sehr attraktiv, und ich verstehe, dass sie zu modernen Managementvisionen passen. Aber wir sollten darauf achten, die Homebase-Arbeitsplätze nicht zu offen und abgelenkt zu machen. Wir haben dort nichts zu gewinnen. Wenn Sie Interaktion wünschen, machen Sie stattdessen gute Räume, die für diesen Zweck vorgesehen sind. Es werden sowohl informelle offene Räume als auch geschlossene Besprechungsräume benötigt. Die Essenz von ABW besteht darin, Vielfalt und eine ausreichende Menge der verschiedenen Arten von Räumen bereitzustellen, anstatt zu versuchen, widersprüchliche Funktionen in einem offenen Raum zu kombinieren."

Hoendervanger kehrt immer wieder darauf zurück, dass die Menschen anders sind. Ein Büro besteht aus einer Vielzahl von Persönlichkeiten mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Das wird im Bereich der Psychoakustik untersucht, und die Ergebnisse können bei der Planung eines Bürodesigns angewendet werden. Einige Menschen haben ein hohes Bedürfnis nach Struktur und werden sehr gestresst, wenn man sagt, dass alles flexibel ist. Sie brauchen klare Richtlinien und funktionieren in einem solchen Umfeld besser. Wie schafft man also ein Büro, das zu jedem passt?

"Gute Frage!" sagt Hoendervanger. "Das Schlüsselwort ist Vielfalt, basierend auf einer Analyse der Bevölkerung. In den Niederlanden sind die meisten Unternehmen egalitär und wollen alle gleich behandeln. Das ist eine gute Sache, aber lassen Sie uns nicht dogmatisch sein. Wir müssen die Menschen individueller behandeln, wenn es darum geht, unterschiedliche Bedürfnisse zu befriedigen. Dazu gehört auch die Bereitstellung von geschlossenen Räumen und zugewiesenen Arbeitsplätzen für Personen, die unter diesen Gegebenheiten arbeiten. Bei ABW geht es darum, Menschen dabei zu unterstützen, ihre Arbeit gut zu machen. Jede Lösung, die hilft, dieses Ziel zu erreichen, ist eine gute Lösung, würde ich sagen." In den letzten zehn Jahren war der Trend zu offenen Räumen stark. Zu stark, sagt Hoendervanger.

"Offene Räume werden überschätzt. Sie sind optisch sehr attraktiv, und ich verstehe, dass sie zu modernen Managementvisionen passen. Aber wir sollten darauf achten, die Homebase-Arbeitsplätze nicht zu offen und störend zu gestalten. Wir werden dort nichts zu gewinnen haben. Wenn Sie Interaktion wünschen, schaffen Sie stattdessen gute Räume, die für diesen Zweck vorgesehen sind. Es werden sowohl informelle offene Räume als auch geschlossene Besprechungsräume benötigt. Die Essenz von ABW besteht darin, Vielfalt und eine ausreichende Menge der verschiedenen Arten von Räumen bereitzustellen, anstatt zu versuchen, widersprüchliche Funktionen in einem offenen Raum zu kombinieren."

Hoendervanger kehrt immer wieder darauf zurück, dass die Menschen anders sind. Ein Büro besteht aus einer Vielzahl von Persönlichkeiten mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Das wird im Bereich der Psychoakustik untersucht, und die Ergebnisse können bei der Planung eines Bürodesigns angewendet werden. Einige Menschen haben ein hohes Bedürfnis nach Struktur und werden sehr gestresst, wenn man sagt, dass alles flexibel ist. Sie brauchen klare Richtlinien und funktionieren in einem solchen Umfeld besser. Wie schafft man also ein Büro, das zu jedem passt?

"Gute Frage!" sagt Hoendervanger. "Das Schlüsselwort ist Vielfalt, basierend auf einer Analyse der Bevölkerung. In den Niederlanden sind die meisten Unternehmen egalitär und wollen alle gleich behandeln. Das ist eine gute Sache, aber lassen sie uns nicht dogmatisch sein. Wir müssen die Menschen individueller behandeln, wenn es darum geht, unterschiedliche Bedürfnisse zu befriedigen. Dazu gehört auch die Bereitstellung von geschlossenen Räumen und zugewiesenen Arbeitsplätzen für Personen, die unter diesen Bedingungen arbeiten. Bei ABW geht es darum, Menschen dabei zu unterstützen, ihre Arbeit gut zu machen. Jede Lösung, die hilft, dieses Ziel zu erreichen, ist eine gute Lösung, würde ich sagen."

Achten Sie auf die Akustik

Verschiedene Arten von spezifischen Räumen für verschiedene Arten von Aktivitäten sind eine Herausforderung, wenn es um die Akustik geht. Ohne akustische und visuelle Gestaltung besteht die Gefahr, dass diese Räume als störend und behindernd wahrgenommen werden, anstatt die Produktivität zu unterstützen.

"Im Allgemeinen wird die Bedeutung der Akustik unterschätzt. Die meisten an solchen Projekten beteiligten Personen konzentrieren sich stark auf den visuellen Aspekt des Designs. Ich denke, das ist menschlich, es ist schwer vorstellbar, wie die Akustik aussehen wird. Aber wir müssen der Akustik mehr Aufmerksamkeit schenken und diesen Aspekt besser diskutieren. Betrachtet man Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit in Büros, so liegt die Akustik in der Regel unter den drei wichtigsten Aspekten, mit denen die Mitarbeiter unzufrieden sind. Deshalb gestaltet die primären Arbeitsbereiche nicht zu offen und sorgt für eine gut gestaltete Akustik. Auch in diesen Basiszonen werden viele individuelle, hochkonzentrierte Arbeiten durchgeführt."

ABW deckt nur eine kleine Minderheit ab

Another example of what can go wrong when designing ABW offices is that the need for variety is misinterpreted so that different types of workspaces are created in the same area, he says.

“Instead, activities should be separated more. Knowledge workers need single-task areas and I think there should be more separation, both with space and walls. This might support a single-tasking work style, which is needed since we’ve learned that multi-tasking is a myth.”

Overall it seems that facility managers, architects and managers need to change their perception of how the concept of ABW should be designed and transformed into offices that meet the needs of both the organisation and the individual.

“Our findings indicate that currently, the ABW concept fits the needs of only a small minority of workers. But the concept has the potential to support the needs of contemporary knowledge workers and their organisations, if implemented with caution. Our studies also include best practices that support this positive view on ABW.”

Text: Lars Wirtén