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7 visions de l’aménagement des espaces de travail centrés sur l’humain

7 visions de l’aménagement des espaces de travail centrés sur l’humain

Comment concevoir des espaces de travail sur mesure ? Cette question était la problématique globale du séminaire international Human Centric Workplaces, qui a eu lieu à Stockholm le 30 novembre 2016. Sept experts de renom ont apporté la même réponse : il n’y a pas de solution unique

Dr. Nigel Oseland

Dr. Nigel Oseland,workplace strategist et chercheur, est venu parler de psychoacoustique.

C’est d’ailleurs la raison pour laquelle tant de séminaires et conférences similaires sont si importantes pour le monde de l’aménagement de bureaux. Il est nécessaire de recueillir les opinions de nombreux experts et chercheurs, sous différents angles et perspectives, pour comprendre comment transformer les espaces de travail en environnements productifs et attractifs.

Le Dr Nigel Oseland, qui a ouvert le séminaire avec une discussion sur la psychoacoustique, confirme : ” Il est vraiment dommage de ne pas être capable de concevoir des espaces de travail pour s’épanouir.

Nigel Oseland est un spécialiste des espaces de travail et chercheur. Il a mené une étude sur la psychoacoustique, l’impact du son sur les dimensions physiques, physiologiques et psychologiques des personnes.  La psychoacoustique ne s’intéresse pas seulement à notre façon de percevoir le son, mais aussi à comment nous l’interprétons et réagissons.  Il souligne que la gêne ressentie face au bruit n’est liée qu’à 25% au niveau sonore. Le reste, ce sont des facteurs psychologiques, qui dépendent du contexte et des personnes. 

L'importance des personnalités

Les travaux de Nigel Oseland ont montré que 65% des occupants de bureau considèrent que le bruit les affecte négativement. ”C’est un résultat alarmant – surtout quand on sait qu’une simple augmentation de productivité de 5% permet le retour sur investissement du bâtiment entier.”

Une hausse de 5% de la productivité permet le retour sur investissement du bâtiment entier.

La plupart des orateurs ont souligné l’importance de connaître les personnalités des collaborateurs. Nigel Oseland a pris l’exemple des extravertis et des introvertis.”Pour la réalisation des tâches simples, les extravertis ont besoin d’un environnement stimulant, bruyant. Mais les introvertis ont plutôt tendance à rechercher des environnements calmes. Nous avons donc besoin d’environnements différents pour tous survivre et nous épanouir.

La plupart des gens, peu importe leur personnalité, préfèrent travailler chez eux. ”Ces personnes ont davantage de contrôle sur leur environnement chez eux. Nous devons donc parvenir à comprendre comment se manifeste ce contrôle et le transposer dans les espaces de travail.” 

 

Se concentrer sur le bonheur et le bien-être

Anicee Bauer, chercheuse en design pour le cabinet d’architecture intérieure néerlandaise D/Dock, a présenté le concept des « Healing Offices ». Dans le passé, les bureaux étaient conçus et aménagés avec pour seul souci l’organisation et l’efficacité, avec une pensée très industrielle. Nous souffrons aujourd’hui d’un manque de confidentialité et de concentration, lié aux problèmes d’acoustique dans les bureaux ouverts. 

La charge de travail et le stress sont les principales raisons des arrêts maladie, et les burn-out se répandent. L’idée est donc de ramener les personnes à leur équilibre naturel et utiliser l’environnement de travail pour le faire”, suggère Anicee Bauer. ”Nous ne devrions pas nous concentrer sur l’efficacité mais plutôt sur le bonheur et le bien-être. Le personnel représente 90% des coûts d’exploitation d’une entreprise. Pourtant, seuls13% des collaborateurs témoignent d’un fort engagement pour l’entreprise. Il y a là un énorme déséquilibre.”

Pour trouver la bonne solution, l’aménagement de chaque espace de travail devrait se reposer sur des études et questionnaires, pour une approche empirique. ”Commencez par poser les bonnes questions et vous aurez les bonnes réponses pour votre société.”, dit-elle. 

La fatigue du multitâche

Yvette Tietema

Yvette Tietema, spécialiste des espaces de travail chez Saint-Gobain Ecophon, s’intéresse à nos cerveaux.

Yvette Tietema, spécialiste des espaces de travail chez Saint-Gobain Ecophon, s’intéresse à nos cerveaux, puisque les occupants de bureaux sont de plus en plus des « travailleurs du cerveau » (brain workers). Lorsque nous faisons plusieurs tâches en même temps, ce que tout le monde n’est pas capable de gérer, nous passons fréquemment d’une tâche à une autre. Ces changements seuls nécessitent 30 à 40% de la capacité de notre cerveau. Il est ainsi essentiel de réduire ce nombre de changements. L’environnement acoustique est donc de plus en plus important, d’autant plus que 70% des brain workers sont insatisfaits de leur environnement sonore.

L’environnement sonore impacte notre rythme cardiaque et réduit notre volonté de collaborer. Nous devenons un petit peu moins sympathiques dans un environnement bruyant.” 

Respecter les différences de personnalité

Yvette Tietema propose l’image de l’oeuf d’or pour la productivité. Dans cet œuf, on trouve le confort physique et fonctionnel, et enfin le confort psychologique. 75% de notre confort perçu est psychologique. Ainsi, des facteurs individuels tels que la personnalité sont importants pour atteindre le confort psychologique.

Nous devons respecter les différences de personnalité au sein des espaces de travail comme nous le faisons dans la vie privé. Nous pouvons faire face à la même situation dans le même environnement sonore, mais nous allons ressentir des choses bien différentes et avec cela, avoir une productivité différente.”

Yvette Tietema préconise le zoning comme un bon moyen d’offrir différents espaces pour différentes tâches et personnalités, et de réduire ainsi le nombre de changements. C’est l’une des solutions que l’on retrouve dans la méthode du Design Acoustique Adapté aux Activités, qui se repose sur l’évaluation et les conseils d’experts. ”Nous n’avons pas besoin de travailler dans un box pour être productifs. Mais nos espaces de travail ne devraient pas être une question de bore-out et de burn-out.

L'impact de la lumière

Karl Ryberg s’est spécialisé sur les effets psycho-médicaux de la lumière. Il a embarqué l’auditoire dans un périple à travers l’histoire de la lumière, en proposant des perspectives sur l’impact de la lumière dans nos bureaux.

La première lumière artificielle inventée par l’homme était le feu, afin de rester éveillé plus longtemps une fois le soleil couché. ”C’est pour cela qu’il ne faut pas mettre de orange dans les bureaux : c’est la couleur du soir, qui nous donne envie de dormir. À l’inverse, le bleu est la couleur du ciel en plein jour, et est un signal qu’il faut être éveillé.

Karl Ryberg insiste sur l’impact de la lumière sur notre santé, et donc notre productivité : Le cerveau reptilien est extrêmement sensible à la lumière. Et c’est lui qui contrôle la production d’hormones : la lumière est donc très connectée à notre santé. Nous devons donc apporter à nos yeux de la lumière de qualité.” 

De meilleurs leaders pour les équipes "distribuées"

Les nouvelles façons de travailler intègrent le télétravail, le travail agile, le travail flexible, le travail mobile et le travail à domicile. Les termes sont nombreux ! La définition de chacun de ces termes peut varier, mais ils incluent tous une grande partie du temps passé en dehors du bureau traditionnel, loin des managers et collègues.

Dr Laura Hambley, fondatrice de la société de conseil Work Evohlution, a rassemblé l’ensemble de ces termes dans un seul terme générique : les équipes distribuées. Laura Hambleu a étudié les éléments et compétences clés nécessaires pour les leaders de ces équipes distribuées.

Le développement des personnes devrait être un élément clé de toute gestion du changement et des nouvelles façons de travailler qui en découlent.

83% des organisations propose au moins un type de travail distribué, mais seuls 40% des collaborateurs sont accompagnés dans ces démarches. Nous avons besoin de meilleurs leaders, d’autant plus que le leadership est encore plus compliqué avec le travail à distance.

L’une des conclusions de Laura Hambley est que les dimensions humaines des espaces de travail distribués sont souvent négligées. “Le développement des personnes devrait être un élément clé de toute gestion du changement et des nouvelles façons de travailler qui en découlent.” 

Les persona du travail pour les espaces centrés sur l’humain

Les persona, personnes fictives qui représente un groupe cible, sont très fréquemment utilisées dans le champ du marketing. Mais dans le champ de l’aménagement de bureaux, c’est une méthode assez nouvelle, mise en place par la société de consultants néerlandais WPA Analytics et son co-fondateur Eelco Voogd.

Le gros avantage des persona du travail, comparés aux persona de clients, c’est que les vraies personnes derrière sont connues. Les persona du travail peuvent être nourris de données réelles.

Pour créer un environnement de travail optimal et centré sur l’humain, nous devons étudier les collaborateurs pour les comprendre, de leurs objectifs à leur caractère. Comment utilisent-ils leurs outils de travail ? Comment coopèrent-ils ? Sont-ils engagés au sein de l’organisation ? Quel type de profil ont-ils ? Dans quelle phase de leur vie sont-ils ?”. 

Se souvenir de nos sept sens

Tania Barney

Tania Barney, ergothérapeute, est venue parler de la dimension sensorielle de l’aménagement des espaces de travail.

Tania Barney, ergothérapeute au sein  du cabinet de conseil Sensory Intelligence, était la dernière intervenante du séminaire. Tania Barney est venue parler de la dimension sensorielle de l’aménagement des espaces de travail, et de la façon dont notre cerveau traite l’information sensorielle et son application au bureau.

Nous avons tous appris à l’école que nous avons cinq sens : la vue, l’ouïe, le toucher, l’odorat et le goût. Mais la neuroscience a ajouté deux sens liés au mouvement, qui peuvent être décrits comme des sens de régulation. Ils sont principalement liés à l’attention et la concentration, et donc particulièrement intéressants pour l’aménagement d’espaces de travail sur mesure. Pour comprendre notre intelligence sensorielle, nous devons comprendre comment fonctionne notre cerveau.

Il peut être divisé en deux parties : la partie haute et la partie basse. La partie haute est là où l’on réfléchit, apprend et agit. La partie basse est inconsciente, non contrôlée et intuitive. C’est le cerveau des émotions, qui détermine l’attention, les sentiments et le comportement. Et 80% de l’activité de notre cerveau a lieu dans cette partie basse, sensorielle.” 

L'intérêt du profilage sensoriel

Au lieu de parler d’introvertis et d’extravertis, Tania Barney utilise une analogie avec les arbres, avec trois différentes personnalités selon notre intelligence sensorielle : les feuilles, les racines et le tronc. Les individus « feuilles » recherchent la stimulation sensorielle du côté extraverti de l’échelle, les « racines » sont sensibles sensoriellement et penchent plus du côté introverti de l’échelle, tandis que les « troncs » sont intermédiaires. En se reposant sur cette connaissance, Tania Barney présente des solutions sensorielles pour nos bureaux.

Les « feuilles » préfèrent avoir une grande variété d’activités. Ils sont plus à l’aise au milieu d’un espace ouvert et ont besoin de faire souvent des pauses pour bouger.  Les « racines », par contre, sont plus à l’aise à un bureau attitré, de préférence dans un coin. Ils se sentent beaucoup mieux s’ils sont loin des zones de circulation.”

Tania Barney souligne que les « racines » sont souvent négligées dans les bureaux ouverts d’aujourd’hui.

Il est important de penser aux personnes et à l’espace dans une relation symbiotique et prendre en compte les dimensions neurophysiologiques. Nous pouvons alors avoir un impact positif sur la performance, la productivité et le bien-être.”

Le séminaire Human Centric Workplaces a eu lieu le 30 novembre 2016 à Stockholm et était co-organisé par Ecophon, IFMA, Workplace Evolutionaries et GoToWork. 

Texte: Lars Wirtén

Photo en haut de page : Anette Persson

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