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Comment réussir dans un environnement de travail basé sur les activités

Comment réussir dans un environnement de travail basé sur les activités

Une combinaison de bases d'habitation individuelles, de nombreux espaces ouverts dynamiques, de zones de concentration calmes et de nombreuses salles de réunion fermées. Ce sont les principaux facteurs de succès du travail par activité (ABW), selon des recherches récentes.

Le travail par activités consiste à offrir aux gens un choix de milieux pour une variété d'activités en milieu de travail. Jan Gerard Hoendervanger, chercheur à la Hanze University of Applied Sciences de la ville néerlandaise de Groningen, a exploré les concepts ABW et leur utilisation.

Il a constaté que le manque de concentration, le manque d'intimité et la perte de postes de travail assignés peuvent causer des problèmes majeurs dans les environnements ABW - et que seul un petit pourcentage de personnes changent effectivement de lieu de travail comme prévu. Cela indique qu'il ne suffit pas de créer une seule zone silencieuse. Même dans les espaces les plus fréquentés, l'acoustique doit être prise en compte, car la majorité des gens utilisent également ces espaces pour des travaux à haute concentration.

Il est intéressant de constater que le faible pourcentage de travailleurs qui changent régulièrement de bureau est beaucoup plus satisfait du concept de bureau et du soutien à la productivité.

La réponse que j'obtiens est la suivante : " Nous devons donc apprendre aux gens à changer leur comportement, pour que tout le monde soit heureux ". Je suis d'accord avec don´t. It´s naïf de penser que tout le monde veut faire une activité dans un espace et ensuite passer à une autre, tout le temps. De plus, les gens de don´t utilisent des bureaux différents dans tout le bâtiment. Nous aimons considérer un espace comme notre base d'attache, pour des raisons à la fois sociales et habituelles. Je suppose que c'est la nature humaine. C'est pourquoi don´t a mis toute son énergie à essayer de changer ce comportement. C'est l'un des principaux écueils pour ABW ", explique M. Hoendervanger.

Trois principaux facteurs de succès pour ABW

Au lieu de pousser tous les employés à adopter le même comportement, il faudrait prévoir davantage d'espaces privés pour le travail et les réunions à haute concentration, ainsi qu'une sorte de base d'attache pour chaque employé et équipe. La plupart des cas de réussite étudiés par Hoendervanger ont trois points communs fondamentaux :

Number 1Base d'accueil

Des lieux de travail que le personnel perçoit comme une sorte de base d'habitation ; des espaces ouverts qui ne sont pas trop grands, 8-10 postes de travail avec une bonne acoustique.

Number 2Espaces ouverts pour la communication

Un grand nombre d'espaces ouverts attrayants et dynamiques pour la communication et l'interaction au centre du bâtiment, bien séparés des postes de travail primaires.

Number 3Zones de forte concentration

Un certain nombre de salles de réunion fermées et de postes d'appoint pour les travaux à haute concentration et les appels téléphoniques

 

Travail à haute concentration la plupart du temps

Hoendervanger estime qu'environ 60 à 80 % des environnements ABW aux Pays-Bas ne sont pas à la hauteur de leur potentiel car l'importance de la vie privée et de la concentration est sous-estimée. Au lieu de cela, il y a beaucoup de plaintes parmi les employés.

Hoendervanger souligne le fait que tout le monde dans un bureau n'est pas engagé dans ce que l'architecte Frank Duffy a qualifié de " travail de connaissance transactionnelle " : combiner une grande autonomie avec une grande interaction sociale, une variété de tâches et une grande mobilité.

"Nous avons tendance à considérer tous les employés d'un bureau comme ce type de travailleurs du savoir. Mais ce n'est pas exact. Il y a beaucoup de travailleurs qui exécutent des tâches individuelles et qui arrivent au bureau à la même heure tous les jours. L'un des risques d'ABW est l'incapacité à distinguer les différents types de travailleurs et de personnalités. Les millénaires dynamiques et flexibles sont représentés, that´s vrai, mais ils ne sont pas les seuls. À travers toutes les générations, nous voyons des besoins et des préférences très différents.

"La principale raison pour laquelle ABW échoue est que l'analyse n'a pas été suffisamment approfondie. Il existe une vision commune d'un espace de travail dynamique et ouvert avec beaucoup de communication et de collaboration. Mais nous surestimons la quantité de travail de communication que nous effectuons. La plupart du temps, dans un bureau, on passe beaucoup de temps à faire des tâches de concentration. La traduction dans un bureau ouvert et dynamique est souvent trop simpliste."

 

Les espaces ouverts sont surestimés

Au cours des dix dernières années, la tendance vers les espaces ouverts a été forte. Trop fort, dit Hoendervanger.

"Les espaces ouverts sont surestimés. Ils sont très attrayants visuellement, et je comprends qu'ils s'intègrent dans les visions du management moderne. Mais nous devons veiller à ne pas rendre les postes de travail de la base trop ouverts et trop distrayants. Nous n'avons rien à y gagner. Si vous voulez de l'interaction, créez plutôt de bons espaces dédiés à cette fin. Des espaces ouverts informels et des espaces de réunion fermés sont nécessaires. L'essence d'ABW est de fournir une variété et une quantité suffisante des différents types d'espaces, au lieu d'essayer de combiner des fonctions conflictuelles en un seul espace ouvert."

Hoendervanger revient toujours sur le fait que les gens sont différents. Un bureau contient une grande variété de personnalités aux besoins différents. C'est quelque chose qui est à l'étude dans le domaine de la psychoacoustique, et les résultats peuvent être appliqués lors de la planification de l'aménagement d'un bureau. Certaines personnes ont un grand besoin de structure et deviennent très stressées si vous dites que tout est flexible. Ils ont besoin de lignes directrices claires et fonctionnent mieux dans ce genre d'environnement. Alors, comment créer un bureau qui convient à tout le monde ?

"Bonne question !" dit Hoendervanger. "Le mot clé est la variété, basée sur une analyse de la population. Aux Pays-Bas, la plupart des entreprises sont égalitaires et visent à traiter tout le monde sur un pied d'égalité. C'est une bonne chose, mais let´s ne soyez pas dogmatique. Nous devons traiter les gens plus individuellement lorsqu'il s'agit de répondre à des besoins différents. Cela comprend l'aménagement de salles fermées et de postes de travail assignés aux personnes qui se produisent dans ces conditions. ABW a pour but d'aider les gens à bien faire leur travail. Chaque solution qui aide à atteindre cet objectif est une bonne solution, je dirais."

Faites attention à l'acoustique

Avoir différents types d'espaces dédiés à différents types d'activités est un défi lorsqu'il s'agit d'acoustique. Sans une conception à la fois acoustique et visuelle, ces espaces risquent d'être perçus comme dérangeants et obstruants au lieu de favoriser la productivité.

"En général, l'importance de l'acoustique est sous-estimée. La plupart des personnes impliquées dans ce type de projets sont fortement axées sur l'aspect visuel de la conception. Je pense que c'est humain, c'est difficile d'imaginer ce que sera l'acoustique. Mais nous devons accorder plus d'attention à l'acoustique et mieux discuter de cet aspect. Si vous examinez les sondages sur la satisfaction du personnel dans les bureaux, l'acoustique figure habituellement parmi les trois aspects les plus importants dont le personnel est insatisfait. Par conséquent, don´t rend les espaces de travail primaires trop ouverts et s'assure que l'acoustique est bien conçue. Encore une fois, beaucoup de travail individuel de haute concentration sera fait dans ces zones de base."

ABW ne convient qu'à une petite minorité

Un autre exemple de ce qui peut mal se passer lors de la conception de bureaux ABW est que le besoin de variété est mal interprété de sorte que différents types d'espaces de travail sont créés dans la même zone, dit-il.

"Au lieu de cela, les activités devraient être davantage séparées. Les travailleurs du savoir ont besoin de zones à tâche unique et je pense qu'il devrait y avoir plus de séparation, tant au niveau de l'espace que des murs. Cela pourrait soutenir un style de travail à tâche unique, ce qui est nécessaire puisque nous avons appris que le multitâche est un mythe."

Dans l'ensemble, il semble que les gestionnaires d'installations, les architectes et les gestionnaires doivent changer leur perception de la façon dont le concept de la SPA devrait être conçu et transformé en bureaux qui répondent aux besoins de l'organisation et de l'individu.

"Nos conclusions indiquent qu'à l'heure actuelle, le concept ABW ne répond aux besoins que d'une petite minorité de travailleurs. Mais le concept a le potentiel de répondre aux besoins des travailleurs du savoir contemporains et de leurs organisations, s'il est appliqué avec prudence. Nos études incluent également les meilleures pratiques qui soutiennent cette vision positive d'ABW."

Texte: Lars Wirtén

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