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7 prospettive su come progettare un ambiente di lavoro incentrato sull’uomo

7 prospettive su come progettare un ambiente di lavoro incentrato sull’uomo

Come possiamo progettare un ambiente di lavoro adatto allo scopo? Questo era esattamente il tema del seminario internazionale Human Centric Workplaces, tenutosi il 30 novembre 2016 a Stoccolma. 7 esperti di fama internazionale sono giunti alla stessa conclusione: non esiste una sola risposta.

È proprio per questo che i seminari e le conferenze di questo tipo sono molto importanti per tutto il settore. Infatti, il punto di vista di diversi esperti e ricercatori può offrire angolazioni e prospettive differenti su come trasformare i nostri luoghi di lavoro in ambienti produttivi e attraenti.

Sarebbe veramente un peccato non poter creare degli ambienti di lavoro in cui poter prosperare”, ha sottolineato il Dott. Nigel Oseland nella relazione di apertura del seminario, incentrata sulla psicoacustica.

Nigel Oseland è un ricercatore e progettista di ambienti di lavoro e ha condotto un’ampia indagine sulla psicoacustica, lo studio su come il suono influenza l’uomo in termini fisici, psicologici e fisiologici. La psicoacustica non riguarda solo la nostra percezione del suono, ma anche come lo interpretiamo. Infatti, Oseland ha sottolineato che il livello acustico è solamente il 25% di quello che percepiamo come rumore. Il resto è costituito da fattori psicologici, che dipendono dal contesto e dall’attitudine. 

Bisogna conoscere le personalità

Lo studio di Nigel Oseland evidenzia che il 65% delle persone è influenzato negativamente dal rumore. ”Non è certamente un buon risultato”, ha sottolineato, ”quando solamente un aumento del 5% di produttività può ripagare un intero edificio”.

La maggior parte dei relatori ha ribadito l’importanza di conoscere la personalità degli addetti. Come esempio, Nigel Oseland ha citato gli estroversi e gli introversi. ”Per svolgere delle semplici mansioni, gli estroversi vogliono un ambiente rumoroso e stimolante. Al contrario, gli introversi preferiscono un ambiente più calmo. Di conseguenza, per sopravvivere abbiamo bisogno di diversi ambienti”.

A prescindere dal tipo di personalità, la maggior parte delle persone è più soddisfatta quando può lavorare nel proprio ambiente domestico. ”È una questione di controllo della percezione. Pertanto, dobbiamo imparare come trarre il meglio dai nostri ambienti domestici e adattarlo ai nostri luoghi di lavoro”. 

Focus su felicità e benessere

Anicee Bauer, ricercatrice dello studio di interior design olandese D/Dock, ha presentato il concetto di Uffici che curano. In passato, gli uffici erano progettati e allestiti per scopi organizzativi e di efficienza, da una prospettiva di tipo industriale. Oggi, abbiamo una carenza di privacy e attenzione ai problemi correlati all’acustica negli uffici open space.

La pressione e lo stress sul lavoro sono tra le cause più comuni di assenze per malattia, e i casi di esaurimento sono in aumento. Anicee Bauer suggerisce di “riportare le persone al loro equilibrio naturale e sfruttare l'ambiente ufficio a tal scopo”. ”Non dobbiamo concentrarci sull’efficienza, ma su felicità e benessere. Oggi, il costo del personale rappresenta il 90% dei costi di gestione delle aziende, ma solamente il 13% dei dipendenti si sente motivato. Il disequilibrio è enorme”.

Per trovare la soluzione giusta, ogni luogo di lavoro dovrebbe ricorrere alle ricerche e ai sondaggi per una progettazione basata sulle prove di efficacia. ”Iniziate a porvi le domande giuste e otterrete le risposte giuste per la vostra azienda. Infatti, una soluzione ideale per un'azienda potrebbe non essere altrettanto efficace per la vostra”, ha affermato. 

Il Multitasking richiede energia

Yvette Tietema, concept developer in Saint-Gobain Ecophon, ha posto l’attenzione sul cervello, in quanto anche gli impiegati possono essere considerati come lavoratori intellettuali. Essere multitasking, e non è da tutti, significa riuscire a spostare l’attenzione da un compito all’altro. Tuttavia, questi passaggi occupano il 30–40% della capacità del nostro cervello. Di conseguenza, è fondamentale ridurre il numero di passaggi. A tal scopo, l’ambiente acustico è sempre più determinante. E il 70% dei lavoratori intellettuali è insoddisfatto dell’ambiente acustico.

”Altera il battito cardiaco, aumenta lo stress e riduce la propensione al lavoro di gruppo. Inoltre, un ambiente dalla pessima acustica è meno accogliente”. 

Respttare le diverse personalità

Yvette Tietema ha utilizzato un uovo d’oro come metafora per la produttività elevata. All’interno dell’uovo troviamo il comfort fisico, funzionale e soprattutto psicologico. Il 75% del nostro comfort percepito è psicologico. Di conseguenza, i fattori interni come la personalità rivestono un ruolo sempre più importante per il senso di comfort psicologico.

Dobbiamo rispettare le differenze di personalità nei nostri luoghi di lavoro, così come nelle nostre vite private. Possiamo avere lo stesso ambiente acustico e la stessa situazione, ma esperienze e livelli di produttività completamente differenti”.

Yvette Tietema ha suggerito la suddivisione in zone come una soluzione per offrire spazi differenti per mansioni e personalità differenti, riducendo di conseguenza il numero di passaggi. Questa è anche una delle soluzioni offerte dalla metodologia di Design acustico basato sulle attività, basata sulle valutazioni e sui consigli degli esperti. ”Per essere produttivi, non dobbiamo lavorare all’interno di cubicoli. E i nostri luoghi di lavoro non devono portare all’esaurimento”, ha concluso Yvette Tietema. 

Come la luce ci influenza

Karl Ryberg si è specializzato negli effetti psicomedici della luce e ha condotto i partecipanti in un viaggio nella storia della luce, aggiungendo alcune prospettive su come ci influenza nei nostri luoghi di lavoro.

La prima luce artificiale che ha inventato l’uomo è il fuoco. Ora possiamo restare svegli più a lungo alla sera. ”È per questo che non vogliamo l’arancione in ufficio – è il colore della sera e induce ad addormentarsi. Al contrario, il blu è il colore del cielo di giorno e invia il segnale che è il momento di svegliarsi”.

Karl Ryberg ha sottolineato che la luce influenza la nostra salute e di conseguenza la nostra produttività: ”Il cervello rettiliano è estremamente sensibile alla luce. E controlla la produzione degli ormoni, quindi la luce è estremamente connessa alla nostra salute. Per questo motivo, dobbiamo pretendere una luce di qualità”. 

I team distribuiti richiedono leader migliori

Oggi esistono molte nuove metodologie di lavoro come telelavoro, lavoro agile, lavoro flessibile, lavoro mobile e lavoro da casa, solamente per citarne alcune. Le finalità possono cambiare, ma tutte queste metodologie hanno in comune il fatto che prevedono una considerevole quantità di tempo lontano dall’ufficio tradizionale, dai supervisori e dai colleghi.

La Dott.ssa Laura Hambley, fondatrice della società di consulenza del lavoro Work Evohlution, le ha riunite in un unico termine: team distribuiti. Inoltre, ha approfondito quali sono gli attributi e le competenze chiave richiesti ai leader di questi team distribuiti.

”L’83% delle organizzazioni offre un lavoro distribuito di qualche tipo, ma solamente il 40% dei dipendenti riceve una formazione adeguata. Per questo motivo, abbiamo bisogno di leader migliori, in quanto la leadership è ancora più impegnativa quando si lavora a distanza”.

Una delle conclusioni alle quali è giunta Laura Hambley è che spesso gli aspetti personali dei luoghi di lavoro distribuiti sono sottovalutati. “La valutazione e lo sviluppo delle persone devono essere parte integrante di qualsiasi programma di gestione del cambiamento e di lavoro più intelligente”. 

Ambienti di lavoro incentrati sull'uomo

La persona, cioè un modello rappresentativo di determinati gruppi di persone, è ampiamente utilizzata nel campo del marketing. Tuttavia, per il campo della progettazione dei luoghi di lavoro è relativamente una novità, secondo la società di consulenza del lavoro olandese WPA Analytics e il suo co-fondatore Eelco Voogd.

Rispetto alla customer persona, il vantaggio principale della work persona è che le persone reali dietro le quinte si conoscono veramente. La work persona può essere misurata con dati reali.

“Per creare un ambiente di lavoro orientato all’uomo ottimale, dobbiamo studiare gli addetti per comprenderne l’obiettivo. Come utilizzano gli strumenti di lavoro, come collaborano tra loro, quanto sono inseriti nell’organizzazione, quali sono i loro profili sociali e in quale fase della vita si trovano?”, ha affermato Eelco Voogd. 

Ricorda i nostri sette sensi

L’ultima relatrice del seminario è stata Tania Barney, terapista occupazionale di Sensory Intelligence Consulting. Tania Barney ha parlato di elaborazione sensoriale nella progettazione dei luoghi di lavoro, cioè di come il cervello elabora le informazioni sensoriali e le applica al luogo di lavoro.

A scuola ci hanno insegnato i 5 sensi: vista, udito, tatto, olfatto e gusto. Tuttavia, la neuroscienza ha aggiunto 2 sensi di movimento, che possono essere descritti come sensi di regolazione. Poiché sono fondamentali per l’attenzione e la concentrazione, sono decisamente importanti anche per la progettazione di luoghi di lavoro specifici. Per comprendere la nostra intelligenza sensoriale, dobbiamo comprendere come funziona il cervello.

”Può essere suddiviso in due parti: superiore e inferiore. La parte superiore è quella in cui pensiamo, impariamo e agiamo. Quella inferiore è inconscia, incontrollata e intuitiva. È il cervello emozionale, dove si sviluppano l’attenzione, l’emozione e il comportamento. E l’80% dell’attività cerebrale avviene nella parte inferiore, quella sensoriale”. 

l'esigenza della profilazione sensoriale

Anziché parlare di persone introverse o estroverse, Tania Barney cita l’analogia di un albero con tre personalità differenti basate sulla nostra intelligenza sensoriale: le foglie, le radici e il tronco. Le foglie sono le ricercatrici sensoriali sul lato estroverso della scala, le radici quelle sensibili a livello sensoriale e di conseguenza più introverso e il tronco si trova nel mezzo. Sulla base di questa premessa, Tania Barney ha quindi presentato le soluzioni sensoriali per i nostri luoghi di lavoro.

”Le foglie preferiscono una varietà di attività. Si trovano meglio in uno spazio aperto e necessitano di interruzioni di movimento regolari. Al contrario, le radici si trovano meglio alla scrivania, preferibilmente in un angolo, e lavorano meglio a distanza dalle aree più trafficate”.

Tania Barney ha quindi aggiunto che le radici sono piuttosto trascurate negli uffici open space moderni.

”Dobbiamo pensare sia alle persone che al luogo in una relazione simbiotica e considerare anche gli aspetti neurofisiologici. In questo modo, potremo avere un impatto positivo su prestazioni, produttività e benessere”.

Nota: il seminario Human Centric Workplaces si è tenuto il 30 novembre 2016 a Stoccolma ed è stato organizzato da Ecophon, IFMA, Workplace Evolutionaries e GoToWork. 

Testo: Lars Wirtén

Copertina: Anette Persson

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