7 perspectieven over het ontwerpen van een mensgerichte werkomgeving

Hoe ontwerpen we een werkomgeving die past bij het doel en de aard van het werk? Dit was de centrale vraag tijdens het internationale seminar Human Centric Workplaces in Stockholm op 30 november.  Zeven toonaangevende experts uit verschillende landen kwamen allemaal tot dezelfde conclusie: er is geen one-size fits all oplossing.

Dr. Nigel Oseland

Dr. Nigel Oseland,workplace strategist en onderzoeker, sprak over psychoakoestiek.

 

Het is zonde dat we geen werkomgeving creëren waarin we tot bloei komen”, zegt Dr Nigel Oseland tijdens zijn openingsspeech op het seminar over psychoakoestiek.

Nigel Oseland is een workplace strategist en onderzoeker. Hij doet onderzoek naar psycho-akoestiek;  wat zijn de fysieke, fysiologische en psychologische invloeden van geluid op mensen? Hoe ervaren en interpreteren we geluid en hoe reageren we erop? Hij legt uit dat decibelniveaus maar 25% uitmaken van wat wij ervaren als lawaai. De rest bestaat uit psychologische factoren, afhankelijk van context en houding.

Je moet de persoonlijkheidstypes kennen

Onderzoek van Oseland laat zien dat bij 65% van de mensen geluid in de werkomgeving een negatieve invloed heeft. “Dat is geen goed resultaat", benadrukt hij "wanneer je weet dat alleen al 5% productiviteitswinst de totale kosten van een gebouw kan dekken."

5% productiviteitswinst kan de kosten van het hele gebouw dekken

Net als veel van de andere sprekers benadrukte Oseland het belang van kennis over persoonlijkheden van mensen voor het scheppen van de juiste werksituatie. “Voorbeeld: om simpele taken te doen hebben introverten een stille omgeving nodig. Voor extroverten kan voor simpele taken een wat meer lawaaierige en stimulerende omgeving helpen. Zij hebben dus verschillende omgevingen nodig om te kunnen overleven.” 

Uit zijn onderzoek bleek dat de meeste mensen, het maakt niet uit welk persoonlijkheidstype, het liefst werken vanuit hun thuisomgeving. "Mensen ervaren dan meer controle. Dus moeten wij leren hoe we het beste de elementen uit de thuisomgeving kunnen halen om dit geschikt te maken voor onze werkomgeving." 

Anicee Bauer

Anicee Bauer, architect-onderzoeker, presenteerde het Healing Office-concept.

Focus op geluk en welzijn

Anicee Bauer, architect- onderzoeker bij D/Dock, presenteerde het Healing Office-concept. De kantoren van vroeger werden ontworpen en voorzien van organisatorisch efficiënte uitrusting vanuit het industriële gedachtengoed. Vandaag de dag hebben we gebrek aan privacy en ondervinden we concentratieproblemen vanwege slechte akoestiek in open kantoren.

Werkdruk en stress zijn de meest voorkomende redenen voor ziekteverzuim, burn-outs nemen toe. We moeten mensen terug kunnen brengen naar hun natuurlijke balans en de kantooromgeving kunnen gebruiken om dit te bereiken." suggereerde Anicee Bauer. "We moeten niet focussen op efficiëntie, maar in plaats daarvan op geluk en welzijn. De kosten van personeel zijn 90% van de totale kosten van een organisatie. Tegelijk voelt maar 13% van dat personeel zich betrokken bij de organisatie. Dat is een mega-onbalans.”

"Om de juiste oplossing te vinden, zou elke werkomgeving op basis van evidence based design moeten worden ontworpen. Hierbij worden onderzoeken en surveys gebruikt om gezonde werkomgevingen te creëren. Begin met het vragen van de juiste vraag en je krijgt het juiste antwoord voor jouw organisatie. Dat een concept voor de ene organisatie werkt, betekent niet dat het ook automatisch werkt voor jou”, zei Bauer.

 

Multitasking kost energie

Yvette Tietema

Yvette Tietema, concept developer bij Saint-Gobain Ecophon, stelde het brein centraal

Yvette Tietema, concept developer at Saint-Gobain Ecophon, zette de hersenen in de spotlight, aangezien kantoormedewerkers gezien kunnen worden als breinwerkers. “Wanneer we multitasken, wat eigenlijk niemand echt kan, zijn we aan het switchen tussen twee verschillende taken. Deze switch kan zo 30-40% van onze hersencapaciteit kosten. Voor een goede productiviteit is het noodzakelijk om het aantal switchen te verminderen en ook voldoende ‘hersenpauzes’ te nemen. Dit betekent dat de akoestische omgeving steeds belangrijker wordt. Dit zien we ook in onderzoek. Meer dan 70% van de breinwerkers is ontevreden met hun akoestische werkomgeving." 

"Deze slechte omgeving heeft invloed op onze hartslag, zorgt voor stress en zorgt ervoor dat we minder bereid zijn tot samenwerking. We worden wat minder vriendelijk en mensen worden ziek”.

 

Respecteer verschillen in mensen

Yvette Tietema gebruikte een gouden ei als metafoor voor hoge productiviteit. Dit is alleen te bereiken door psychologisch comfort te creëren in de werkomgeving. De tijd waarin we alleen focussen op fysiek en functioneel comfort is voorbij. 

“Zoals we algemeen accepteren  dat mensen verschillende vakantievoorkeuren hebben, moeten we ook accepteren dat mensen verschillende werkvoorkeuren hebben en ook de geluidsomgeving anders zullen ervaren”. Tietema wijst op het nut van ‘zones’ voor verschillende taken en persoonlijkheden. Het is een van de oplossingen uit de zogeheten ‘activiteit- gerelateerde-akoestisch-design-methode, gebaseerd op eerdere evaluaties en het advies van experts. “We hoeven niet allemaal te werken in cubicles of met koptelefoons om productief te zijn, maar we moeten gebruik maken van onderzoek en kennis om het gouden ei van psychologisch comfort te vinden”, besluit Yvette Tietema.

Het effect van licht

Karl Ryberg is gespecialiseerd in de psycho-medische effecten van licht en gaf een aantal perspectieven op het effect van licht in onze werkomgeving.

“De Europese norm zegt dat we een lichtsterkte van 500 lux in onze kantoren moeten hebben. Wanneer we naar buiten gaan hebben we 100000 lux! Binnen zitten zorgt er simpelweg voor dat we te weinig licht krijgen. Licht is als een klok voor onze lichamen. Het vertelt ons wanneer het tijd is om naar bed te gaan en wanneer het tijd is om te gaan werken.”

Karl Ryberg onderstreepte de invloed van licht op onze gezondheid en onze productiviteit. “Ons reptielbrein is enorm sensitief voor licht en beïnvloedt de productie van onze hormonen, dus er staat een duidelijk verband tussen licht en onze gezondheid. Daarom zouden we onze ogen moeten voeden met een hoge kwaliteit licht”.

 

Netwerkteams vragen om betere leiders

Het nieuwe werken gaat over telewerk, agile work, flexibel werken, mobiel werken, thuiswerken: verwijderd van het traditionele kantoor met bijbehorende (lijn)managers en collega’s.

Dr. Laura Hambley, oprichter en werkplek consultant van Work Evolution vatte dit samen onder de term: ‘netwerkteams’ en onderzocht wat de belangrijkste vaardigheden zijn voor ‘netwerkteamleiders’. 

Het beoordelen en ontwikkelen van mensen zou een van de belangrijkste onderdelen van elk verandermanagement- en slimmer werken-programma moeten zijn.

 

Hambley: “83 procent van de organisaties biedt werk op afstand aan, maar hiervan krijgt slechts 40% van de medewerkers begeleiding . Dus hebben we betere leiders nodig, aangezien leiderschap steeds moeilijker wordt wanneer je op afstand werkt.”

Eén van Hambley’s conclusies was dat het menselijk aspect van werken op afstand vaak over het hoofd wordt gezien. “Het beoordelen en ontwikkelen van mensen zou een van de belangrijkste onderdelen van elk verandermanagementprogramma en slimmer werken-programma moeten zijn.

 

Personas gebruiken voor mensgerichte werkomgevingen

Personas worden uitgebreid gebruikt in marketing en ICT. Maar in het ontwerpen van werkomgevingen is het een vrij nieuwe methode, gaf de Nederlandse workplace consultant en mede-oprichter van WPA Analytics Eelco Voogd aan.

“Het grote voordeel van werken met personas, in vergelijking met klantpersonas, is dat er echte personen achter staan die we kennen. De werkpersonas kunnen gevoed worden met echte data.

“Om een optimale mensgerichte werkomgeving te creëren moeten we kijken naar onze medewerkers om ze te begrijpen. Hoe gebruiken zij tools in hun werk, hoe werken ze samen, hoe betrokken zijn zij in de organisatie, welke sociale profielen hebben zij en in welke fase van hun leven zijn zij?” zei Voogd.

 

Denk aan onze zeven zintuigen

Tania Barney

Tania Barney, ergotherapeut, vertelde hoe hersenen zintuigelijke informatie verwerken in de werkomgeving.

Tania Barney, directeur bij Sensory Intelligence Consulting, sprak als laatste spreker over hoe hersenen zintuigelijke informatie verwerken en hoe dit toegepast kan worden in de werkomgeving.

Barney sprak over zeven zintuigen: zien, horen (voornamelijk informatiezintuigen voor productiviteit), voelen, ruiken, proeven (voornamelijk sociaal voor relaties en teamwerk) en twee bewegingszintuigen: evenwichtsorgaan en kinesthesie (voornamelijk voor aandacht  en concentratie). Wanneer een werkomgeving ontworpen wordt is het belangrijk om op al deze zintuigen te sturen.       

Om onze zintuigelijke intelligentie te begrijpen moeten we weten hoe het brein werkt. “Het kan worden verdeeld in twee delen. Het boven-hersengebied is waar ons denken, leren en presteren zit. Het onderste gebied is onbewust, ongecontroleerd en intuïtief, waar aandacht, emotie en gedrag is vastgelegd. 80% van onze hersenactiviteit vindt plaats in het lagere, zintuigelijke gedeelte”.  

De noodzaak van zintuigelijke profielen

In plaats van te spreken over introverten en extroverten, gebruikt Tainia Barney een boom analogie met drie verschillende persoonlijkheden gebaseerd op onze zintuigelijke intelligentie: bladeren, wortels en stam. Bladeren zijn zintuigelijke zoekers aan de extroverte kant van de schaal, wortels zijn zintuigelijke gevoelig en daardoor meer introvert. De stam zit daar tussenin. Op basis van deze kennis, presenteerde Tania Barney zintuigelijke oplossingen voor onze werkomgeving. 

”De bladeren hebben de voorkeur voor gevarieerde bezigheden. Zij gedijen het best in het midden van een open ruimte en hebben regelmatige pauzes nodig voor beweging. Wortels daarentegen gedijen veel beter als ze een vaste werkplek hebben, liefst in een hoek van de ruimte. Zij presteren beter als ze buiten de verkeersgebieden zitten."  

Volgens Tania Barney worden de wortels een beetje over het hoofd gezien in de huidige moderne (open) kantooromgevingen.  

"We moeten rekening houden met zowel de mensen als de positie in een symbiotische relatie en de neurologische aspecten in aanmerking nemen. Dan kunnen we een positieve invloed hebben op prestaties, productiviteit en welzijn."

Note: Human Centric Workplaces werd gehouden op 30 November 2016 in Stockholm door Ecophon, IFMA, Workplace Evolutionaries en GoToWork. 

Tekst: Lars Wirtén
Foto: Anette Persson

Op de hoogte blijven van toekomstige seminars? Meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Voornaam_achternaam
Email
Bedrijf

Neem contact met ons op

 

 

Yvette Tietema

Concept Developer Office

 

Mobiel: 0611874345

Stuur e-mail naar Yvette>>

Volg Yvette op Linkedin en Twitter

 

 

 

 

 

     

Neem contact met ons op

 

 

Yvette Tietema

Concept Developer Office

 

Mobiel: 0611874345

Stuur e-mail naar Yvette>>

Volg Yvette op Linkedin en Twitter