Slim werken en de toekomst van de werkplek

In 2013 verscheen het boek Smart Flexibility van de Britse werkplaatsdeskundige Andy Lake. Sindsdien heeft hij uitgebreid samengewerkt met grote organisaties en hen geholpen hun werkpraktijken en werkplekken te moderniseren. Daarnaast heeft hij niet alleen de gids over Smart Working voor de Britse centrale overheid, maar ook de British Standards PAS 3000: 2015 – Smart Working Code of Practice ontwikkeld. Bovendien heeft hij met de Europese Commissie samengewerkt aan hun Office for the Future programma.

Gevraagd naar slim werken, praat Andy Lake net zoveel over werkpraktijken als over werkplekken.

“Slim werken gaat over het moderniseren van werkpraktijken en het inzetten van nieuwe technologieën en nieuwe stijlen van werkplekken. Het gaat voor een groot deel over het invoeren van werkpraktijken op basis van vertrouwen en het managen op basis van resultaten. Bij slim werken probeer je alles op flexibelere en dynamischere manieren te doen. Maar het gaat niet alleen over het gebruiken van nieuwe technologieën en nieuwe werkplekontwerpen. Het gaat veel meer over het volledig veranderen van de aard van wat je kunt doen.”

Hebben we een gezamenlijke werkplek nodig?

De razendsnelle ontwikkelingen op het gebied van nieuwe technologieën en digitalisering hebben een uitwerking op alle facetten van de maatschappij en maken bijna alles mogelijk als het gaat om de vraag hoe we ons werk organiseren en waar we onze taken uitvoeren. Is het dan een paradigmaverschuiving van een focus op de werkplek naar een meer proces- en praktijkgerichte discussie die niet afhankelijk is van specifieke gebouwen?

“Toen het huidige model van de werkplek in de 20^e eeuw tot ontwikkeling kwam, werd er veel waarde gehecht aan een concentratie van mensen, resources, documenten enzovoort. Maar in de digitale wereld is decentralisatie, het verplaatsen van werk naar mensen en dematerialisatie een toegevoegde waarde waarbij producten diensten worden. In deze context kunnen mensen op vele verschillende manieren werken. Dat leidt tot de vraag waarom je überhaupt nog naar de werkplek zou moeten komen. En dat zijn fundamentele vragen. Een groot deel van het kenniswerk kan op iedere willekeurige plek plaatsvinden en veel van het samenwerkende werk begint nu ook digitaal vorm te krijgen. Waarom hebben we eigenlijk nog een werkplek nodig? Er zijn organisaties, zoals WordPress, met een omzet van honderden miljoenen dollars en activiteiten over de hele wereld, maar met bijna geen gebouwen in eigendom.”

Ruimten in plaats van kantoren

Toch gelooft Andy Lake niet in de dood van het kantoor. Net als de meesten van ons, denkt hij nog steeds dat we tot op bepaalde hoogte bijeen moeten blijven komen. Maar het concept van de werkplek zoals dat in het industriële tijdperk tot ontwikkeling kwam, nadert wel zijn einde, zegt hij.

“Voor mij leidt dat tot de grote overkoepelende vraag wat de sociale infrastructuur van werk eigenlijk is? Professionals die actief zijn op het vakgebied van de “werkplek” hebben nogal eens de neiging zich alleen te richten op het kantoor. Ik bedoel, als veel mensen vanuit huis of een koffiebar werken, wat betekent dat dan voor die plekken? Hoe zouden die plekken moeten worden ontworpen en bediend?”

Andy Lake roept op tot een discussie over de vraag hoe we andere ruimten kunnen creëren, zowel openbare ruimten als in de thuissituatie, die de mogelijkheid van werken op afstand ondersteunen.

“Ik denk dat er een belangrijke beleidskwestie speelt over het bieden van tegengas tegen de trend dat huizen alleen maar kleiner en kleiner worden. De mogelijkheden voor thuiswerken worden niet goed ondersteund in de meeste moderne huizen. Als je bijvoorbeeld een eigen bedrijf hebt en iemand op bezoek krijgt, heb je meestal geen goede ontvangstruimte. In appartementencomplexen zouden lokale werkruimten in het gebouw kunnen worden overwogen. Ik denk dat de ruimten waar meerdere mensen kunnen werken, zoals die momenteel in de steden in opkomst zijn, onderdeel zijn van deze veranderende infrastructuur. Maar we zijn er nog lang niet. Zowel beleidsmakers als ontwikkelaars hebben een inhaalslag te maken.”

Coronavirus kan een trigger zijn

Dit gesprek vindt eind mei 2020 plaats, midden in de coronapandemie, op het moment dat veel landen wereldwijd hun samenlevingen weer meer vrijheden bieden na een lockdown van aantal maanden. Twitter heeft net laten weten dat hun medewerkers vanaf nu altijd thuis kunnen werken als ze dat willen. Andy Lake denkt dat de coronapandemie wel eens de trigger zou kunnen zijn om de ontwikkeling van compleet nieuwe werkpraktijken het definitieve zetje in de rug te geven.

“Ik denk dat er door de pandemie een heleboel zaken zijn vrijgekomen in het brein van de mensen. Er is van oudsher veel weerstand tegen deze ontwikkeling vanuit de overtuiging dat we bijeen moeten komen, de lichaamstaal moeten kunnen zien, enzovoort. Maar daar komt nu verandering in, de mensen zien nu zelf dat er veel meer mogelijk is. En dat betekent een enorme boost voor de trend van de decentralisatie. Ik denk dat Twitter hier een uitstekend voorbeeld van is. Het is zeker waar dat slim werkende organisaties veel beter voorbereid waren en zich konden aanpassen aan het op grote schaal werken op afstand.”

Meer faciliteiten buiten

Op dit moment trekt de pandemie een zware wissel op onze kantoren vanwege de noodzaak voor social distancing en het in kleine groepen bijeen komen van mensen. Andy Lake ziet dit als een tussenfase, maar voorspelt daarnaast ook dat de pandemie tot een aantal permanente wijzigingen zal leiden.

“Ik denk dat mensen veel meer zullen vragen naar faciliteiten om buiten te kunnen werken of halfopen ruimten. En dan komen er ook nog eens veel betere vergadertechnologieën aan, met grotere schermen en betere audiovisuele systemen. De meeste organisaties lopen op dit terrein achter waardoor de mensen moeite hebben op afstand te connecten - ofwel technologisch ofwel omdat de vergaderdynamiek is opgesteld door mensen die fysiek aanwezig zijn.”

“We zullen zien dat het kantoorontwerp zich aanpast op het ontwerpen van aanzienlijk kleinere kantoren die intensiever gebruikt zullen worden door een kleinere groep mensen dan nu het geval is. Ik denk dat we dit de komende vijf tot tien jaar zullen zien.”

Goede akoestiek een van de kernpunten

“Een goede akoestiek is van cruciaal belang voor het succes van deze gedecentraliseerde en gedematerialiseerde context van slim werken”, zegt Andy Lake

“Het is ons doel uitmuntende plekken te creëren voor slim werken en een goede akoestiek is daarbij een van de belangrijkste aandachtspunten. Maar dat is meteen ook een onderwerp dat vaak onderbelicht blijft bij het ontwerp van een werkplek. Het wordt nog altijd gezien als een soort luxe. Ik kom nog altijd met regelmaat op werkplekken met een dusdanig slechte akoestiek, dat achteraf ingegrepen moet worden om de problemen te verhelpen. Maar ik denk wel dat dit aan het veranderen is. Het is belangrijk te realiseren dat mensen de mogelijkheid moeten hebben hun akoestische omgeving zelf te beheersen. Het ontwerp moet veranderen in de richting van ruimten ontwikkeld voor verschillende soorten activiteiten, met verschillende zintuiglijke omgevingen waarin mensen keuzes kunnen maken die passen bij de activiteit en hun persoonlijke voorkeuren.”

Samenvattend kan gesteld worden dat we waarschijnlijk ook in de toekomst naar kantoor blijven wandelen, fietsen, rijden of pendelen. Maar dat zullen we wel op verschillende tijdstippen, in verschillende aantallen en met verschillende doelen gaan doen. Het cliché van de zakenman met zijn kantoor in zijn broekzak zal voorlopig nog wel een cliché blijven.

“Het kantoor is nog niet dood – het wordt alleen veelzijdiger en zal binnenkort de traditionele grenzen doorbreken”, vat Andy Lake samen.

Tekst: Lars Wirtén