7 ekspertów radzi, jak zaprojektować efektywne biuro

Jak zaprojektować miejsce pracy odpowiednio do jego przeznaczenia? Tak można podsumować główny temat międzynarodowego seminarium Human Centric Workplaces, które odbyło się w Sztokholmie 30 listopada 2016 roku. Siedmiu uznanych ekspertów doszło do tego samego wniosku: 
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi. 

Dr Nigel Oseland

Dr Nigel Oseland, naukowiec i specjalista ds. strategii miejsca pracy, mówił o psychoakustyce.

Oto dlaczego podobne seminaria i konferencje są tak ważne dla branży. Ich uczestnikami są osoby, które po prostu chcą poznać opinie ekspertów i badaczy, reprezentujących różne punkty widzenia i odmienne stanowiska na temat tego, jak przekształcić miejsce pracy w efektywne, atrakcyjne i kojące otoczenie.

"Wielka szkoda, że nie tworzymy miejsc pracy tam, gdzie czujemy się najlepiej" zauważył dr Nigel Oseland, otwierając seminarium wystąpieniem na temat psychoakustyki.

Nigel Oseland jest naukowcem i specjalistą ds. strategii miejsca pracy. Przeprowadził badanie z dziedziny psychoakustyki poświęcone temu, jak dźwięk wpływa na sferę fizyczną, fizjologiczną i psychologiczną człowieka. Psychoakustyka nie zajmuje się tylko zagadnieniem odbierania dźwięku przez ludzi, ale także jego interpretowania i reakcji na dźwięk. Zauważył, że natężenie dźwięku tylko w 25% decyduje o tym, co postrzegamy jako hałas. Reszta to czynniki psychologiczne zależne od okoliczności i nastawienia. 

Trzeba znać typy osobowości

W badaniu Nigela Oselanda 65% ankietowanych przyznało, że hałas wpływa na nich negatywnie. – To niezbyt dobrze – oględnie zauważył naukowiec – gdy zaledwie pięcioprocentowy wzrost efektywności wystarcza, by utrzymać cały budynek.

Pięcioprocentowy wzrost efektywności wystarcza, by utrzymać cały budynek.

Większość prelegentów podkreślała konieczność poznania osobowości pracowników. Nigel Oseland posłużył się przykładem osobowości ekstrawertycznej i introwertycznej. – Ekstrawertycy do wykonywania prostych zadań potrzebują głośnego i stymulującego środowiska. Introwertycy z kolei szukają spokojnego otoczenia. Aby przetrwać, potrzebujemy zatem różnych środowisk.

Większość ludzi, niezależnie od osobowości, najlepiej czuje się pracując w domu. – Mają wówczas lepsze poczucie kontroli. Musimy więc dowiedzieć się, jak wykorzystać najlepsze cechy domowego otoczenia i zaadaptować je w miejscu pracy. 

Anicee Bauer

Anicee Bauer, design researcher zaprezentowała koncepcję „leczniczych biur”. 

Cel: szczęście i dobre samopoczucie

Anicee Bauer, design researcher z holenderskiej firmy D/Dock zajmującej się projektowaniem wnętrz zaprezentowała koncepcję „leczniczych biur”. W przeszłości pomieszczenia biurowe były projektowane i wyposażane z uwzględnieniem organizacji i efektywności, zgodnie z zamysłem przemysłowym. Dziś mamy do czynienia z brakiem prywatności i skupienia w połączeniu z problemami z akustyką na otwartych powierzchniach biurowych.

"Presja w pracy i stres to najczęstsze powody zwolnień lekarskich, wśród pracowników coraz częściej zdarza się wypalenie zawodowe. A gdyby tak przywrócić ludziom naturalną równowagę, wykorzystując do tego środowisko biurowe" – mówi Anicee Bauer. –"Nie powinniśmy się skupiać na wydajności, ale na szczęściu i dobrym samopoczuciu. Obecnie koszt personelu stanowi 90% kosztów operacyjnych firmy. Z kolei tylko 13% pracowników odczuwa zaangażowanie w pracę. Mamy tu do czynienia ze znaczną dysproporcją.

Aby poprawić tę sytuację, w każdym miejscu pracy należałoby wykorzystywać badania i sondaże, by zaprojektować przestrzeń w oparciu o wiarygodne dane. – Zacznij od zadania właściwych pytań, a otrzymasz właściwe odpowiedzi tylko dla swojej firmy. Coś, co sprawdziło się w innej firmie nie musi zadziałać również w twojej – mówi Bauer. 

Wielozadoniowość wymaga energii

Yvette Tietema

Yvette Tietema, concept developer Saint-Gobain Ecophon, zwraciła uwagę na rolę mózgu. 

Yvette Tietema, concept developer Saint-Gobain Ecophon, zwraca uwagę na mózg, ponieważ pracownicy biurowi są również pracownikami umysłowymi. Kiedy wykonujemy wiele zadań na raz, co tak naprawdę nikomu się nie udaje, przełączamy się nieustannie pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Samo przełączanie się zajmuje 30–40% możliwości naszego mózgu. Dlatego konieczne jest ograniczenie liczby tych przełączeń. W tym kontekście coraz większą rolę odgrywają warunki akustyczne. Aż 70% pracowników umysłowych jest niezadowolonych z ich otoczenia akustycznego.

"Ma ono wpływ na tętno, poziom stresu i chęć współpracy. W kiepskich warunkach akustycznych stajemy się nieco mniej przyjaźni." 

Szanuj różnice charakterów

Yvette Tietema użyła metafory złotego jajka na określenie wysokiej produktywności. Wewnątrz jajka znajdziesz fizyczny, funkcjonalny, a przede wszystkim psychologiczny komfort. Ten ostatni stanowi aż 75% odczuwanego przez nas komfortu. Natomiast na poczucie komfortu psychologicznego wpływ mają wewnętrzne czynniki, takie jak cechy osobowości.

"Musimy szanować różnice charakterów w miejscu pracy, tak jak robimy to w życiu prywatnym. W jednej sytuacji i identycznych warunkach akustycznych dwie osoby mają zupełnie odmienne doświadczenia, a przez to inny poziom produktywności."

Yvette Tietema wskazała tworzenie stref jako jeden ze sposobów na zminimalizowanie przeskoków uwagi oraz zapewnienia różnych przestrzeni do różnych zadań, odpowiednich dla różnych typów osobowości. To jedno z rozwiązań w ramach metodologii projektowania akustycznego opartego na zadaniach która bazuje na ocenach i opiniach ekspertów. – Nie musimy pracować w boksach, by działać produktywnie. Nasze miejsca pracy nie powinny sprowadzać się do wyboru między nudą a wypaleniem – podsumowuje Yvette Tietema. 

Jaki wpływ ma na nas światło

Karl Ryberg specjalizuje się w psychologiczno-medycznym wpływie światła na człowieka. W swoim wystąpieniu przedstawił historię światła, urozmaicając ją informacjami na temat tego, jaki wpływ ma na nas światło w miejscu pracy.

Pierwszym sztucznym źródłem światła wynalezionym przez człowieka był ogień. Dzięki temu mogliśmy być dłużej aktywni wieczorami. – Dlatego nie chcemy barwy pomarańczowej w biurze – to kolor zmierzchu, który nas usypia. Niebieski z kolei to kolor nieba za dnia, daje sygnał, że trzeba się przebudzić.

Karl Ryberg podkreśla, że światło wpływa na zdrowie i tym samym na produktywność: – Niezwykle wrażliwy na światło jest na przykład mózg gadów. Światło kontroluje produkcję hormonów, więc jest ściśle powiązane z naszym zdrowiem. Dlatego powinniśmy zapewniać naszym oczom światło najlepszej jakości. 

Rozproszone zespoły wymagają lepszych liderów

Nowe metody pracy obejmują telepracę, pracę zwinną, pracę elastyczną, pracę mobilną, pracę z domu. Określeń jest całe mnóstwo. Mogą się nieco różnić znaczeniem, ale ich wspólną cechą jest to, że wszystkie zakładają spędzenie znacznej ilości czasu poza tradycyjnym biurem, z dala od przełożonych i współpracowników.

Dr Laura Hambley, założycielka firmy zajmującej się konsultacjami w zakresie organizacji pracy Work Evohlution, ma jedno zbiorcze określenie – rozproszone zespoły. Laura Hambley badała, jakie główne cechy i umiejętności są pożądane u liderów rozproszonych zespołów.

Ocena i rozwój pracowników powinny stanowić główną część każdego programu zarządzania zmianą i ciągłego udoskonalania pracy. 

"83% organizacji oferuje pewnego rodzaju rozproszoną pracę, ale tylko 40% pracowników otrzymuje wsparcie. Potrzebujemy zatem lepszych liderów, ponieważ w przypadku pracy na odległość przywództwo jest jeszcze trudniejsze."

Jeden z wniosków wyciągniętych przez Laurę Hambley jest taki, że aspekt ludzki pracy rozproszonej często bywa pomijany. – Ocena i rozwijanie pracowników powinny stanowić główną część każdego programu zarządzania zmianą i ciągłego udoskonalania pracy. 

Persony pracowników umożliwiają tworzenie miejsc pracy skoncentrowanych na ludziach

Persony, archetypowe modele pewnych grup osób, są powszechnie wykorzystywane w marketingu. Ale w dziedzinie projektowania miejsc pracy to dosyć nowa metoda przyjęta przez holenderskich konsultantów ds. miejsc pracy WPA Analytics i współzałożyciela tej firmy – Eelco Voogda.

Ogromną zaletą person pracowników w porównaniu z personami klientów jest fakt, że za tymi pierwszymi stroją prawdziwe i znane osoby. Persony można stworzyć w oparciu o prawdziwe dane.

"Aby stworzyć optymalne środowisko pracy skoncentrowane na ludziach, musimy poznać pracowników, by zrozumieć ich cele i charaktery. Jak korzystają z narzędzi pracy, jak współpracują, jak są zaangażowani w organizację, jaki jest ich profil społeczny, na jakim etapie życia się znajdują?" mówi Eelco Voogd. 

Pamiętaj o siedmiu zmysłach

Tania Barney

Tania Barney, terapeutka zajęciowa z Sensory Intelligence Consulting, mówiła o integracji sensorycznej w miejscu pracy.

Ostatnim prelegentem seminarium była Tania Barney, terapeutka zajęciowa z Sensory Intelligence Consulting. Tania mówiła o integracji sensorycznej w miejscu pracy, czyli jak mózg przetwarza informacje sensoryczne i jakie ma to zastosowanie w miejscu pracy.

W szkole uczyliśmy się o pięciu zmysłach: wzroku, słuchu, dotyku, węchu i smaku. Ale neurobiologia dodała dwa zmysły ruchu, które można opisać jako zmysły regulacji. Dotyczą one uwagi i koncentracji, więc są bardzo interesujące z punktu widzenia projektowania miejsca pracy odpowiednio do ich przeznaczenia. Aby zrozumieć inteligencję sensoryczną, musimy wiedzieć jak działa mózg.

"Można go podzielić na dwie części – górną i dolną. Górna część odpowiada za myślenie, uczenie się i działanie. Dolna część jest nieświadoma, niekontrolowana i intuicyjna. To część odpowiedzialna za czucie, gdzie kształtowane są uwaga, emocje i zachowanie. Aż 80% aktywności mózgu odbywa się w dolnej, czuciowej części mózgu." 

Potrzeba profilowania sensorycznego

Zamiast mówić o introwertykach i ekstrawertykach, Tania Barney używa metafory drzewa, gdzie trzy różne osobowości oparte na inteligencji sensorycznej odpowiadają liściom, korzeniom i pniowi. Liście to sensoryczne czujniki na ekstrawertycznym końcu skali, korzenie są sensorycznie wrażliwe, a więc introwertyczne, zaś pień znajduje się gdzieś pośrodku. Na tej podstawie Tania Barney zaprezentowała sensoryczne rozwiązania dla miejsc pracy.

"Liście wolą zróżnicowane zajęcia. Najlepiej radzą sobie w otwartej przestrzeni biurowej i potrzebują regularnych przerw na ruch. Z kolei korzenie znacznie lepiej pracują, gdy mają stałe biurko, najlepiej w kącie. Czują się lepiej z dala od ruchliwych stref."

Według Tanii w rozpowszechnionych obecnie otwartych przestrzeniach biurowych korzenie są zaniedbywane.

"Musimy myśleć o ludziach i o miejscu jako istniejących w symbiotycznym związku oraz uwzględniać aspekty neurofizjologiczne. Dopiero wtedy uzyskamy pozytywny wpływ na wydajność, produktywność i samopoczucie."

Uwaga: Seminarium Human Centric Workplaces odbyło się 30 listopada 2016 r. w Sztokholmie i zostało zorganizowane przez Ecophon, IFMA, Workplace Evolutionaries i GoToWork. 

Tekst: Lars Wirtén

Zdjęcie na okładce: Anette Persson

Skontaktuj się z nami

 

Magda Szubert

Concept Developer Office Environments

Tel. +48 602 421 100

E-mail: magda.szubert@saint-gobain.com 

     

Skontaktuj się z nami

 

Magda Szubert

Concept Developer Office Environments

Tel. +48 602 421 100

E-mail: magda.szubert@saint-gobain.com