Seven tips for succeeding with activity-based working

Il lavoro basato sulle attività riguarda fondamentalmente la gestione del cambiamento e non solo del comportamento del personale. “La fiducia è alla base del concetto. dimenticare controllo e i dettagli e gestire le prestazioni con chiare aspettative ", afferma Ylva Pålsson della società svedese di consulenza sul lavoro My Workspace

Interviste degli esperti Uffici

Due anni fa, Ylva Pålsson ha avviato My Workspaces insieme alla sua ex collega Malin Pansell. Entrambe erano state impegnate in un gigantesco progetto di lavoro basato su attività presso la sede dell'Ikea ​​a Malmö, in Svezia.

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Malin Pansell e Ylva Pålsson guidano le organizzazioni nell'implementazione del lavoro basato sulle attività. Prima di diventare consulenti, hanno sviluppato e implementato il concetto per il gigante dell'arredamento svedese Ikea. Foto: Lars Wirtén.

"Abbiamo entrambe contribuito allo sviluppo dell'intero concetto di uffici basati sulle attività di Ikea e del modo in cui Ikea ci lavora quotidianamente", afferma Malin Pansell.


Ylva Pålsson era responsabile dell'applicazione del concept quando Ikea ha ristrutturato il suo ufficio IT a Helsingborg con 1 700 dipendenti e consulenti. Ha avuto successo ed è diventata responsabile della gestione e dello sviluppo del lavoro basato sulle attività presso la sede di Malmö.


“Abbiamo anche sostenuto progetti paralleli in molti altri paesi. Hanno utilizzato il nostro concept per tutto, dall'interior design alla gestione del cambiamento e all'infrastruttura IT ", spiega Malin Pansell.

Perchè il lavoro basato sulle attività?

Essere impegnati in un lavoro basato sull'attività è stato il compito più stimolante ed entusiasmante per entrambe nel corso della loro carriera. Riercavano nuovi progetti e nuove sfide e per questo hanno avviato My Workspaces nel 2018. Grazie alla loro esperienza presso il gigante svedese dell'arredamento globale, hanno maturato la volontà di guidare altre organizzazioni , approfondendo le tematiche del lavoro basato sulle attività.


“Una delle scuse più comuni alla non applicazione del lavoro basato sulle attività è quella relativa aò taglio dei costi. Per avere successo però è necessario integrarlo con gli obiettivi aziendali generali ", afferma Ylva Pålsson.

“Per come la vediamo noi, questi progetti dovrebbero essere di proprietà delle risorse umane ed essere supportati dalla struttura e dalle funzioni IT. Il progetto dovrebbe essere gestito dall'ambizione di cambiare comportamenti e raggiungere obiettivi di business, permeando tutti gli aspetti del business e,  il processo di reclutamento ", afferma Malin Pansell.

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Il concept deve essere adattato all'organizzazione e alle sue attività. Questa non è una soluzione valida per tutti.

I tre pilastri del lavoro basato sulle attività

Malin Pansell sottolinea quella che considera la domanda più importante e il punto di partenza: perché lavorare secondo il concept del lavoro basato sull'attività? Quali strategie e obiettivi devono essere raggiunti e come  raggiungerli? Probabilmente collaborando di più e meglio, essendo più produttivi e creativi e avendo dipendenti sani che amano il proprio lavoro. Ma ricorda una cosa.


“Il concept deve essere adattato all'organizzazione e alle sue attività. Questa non è una soluzione valida per tutti ", afferma Ylva Pålsson.


Durante l'intervista di Malin e Ylva, diventa subito chiaro che non vengono discusse in dettaglio le soluzioni di interior design quando si tratta di lavoro basato sulle attività. Esistono architetti per questo scopo, esperti nel loro campo. Malin e Ylva si concentrano su tre aspetti specifici:

• L'ambiente umano, in termini di leadership, cultura e comportamento.
• L'ambiente fisico, da una prospettiva funzionale rigorosa (quali funzioni, non come vengono raggiunte).
• L'ambiente e il supporto digitali, come laptop, documentazione digitale e strumenti di comunicazione.

Workshop

Tutte e tre gli aspetti sono intrecciati e fondamentali per un ufficio basato su attività di successo. Ma tutto inizia cambiando la cultura e il comportamento. Per questo il management deve essere coinvolto e impegnato sin dall'inizio. Il passo successivo è coinvolgere tutti i dipendenti. E quando Ylva e Malin dicono tutti, intendono tutti.

“Questa è la grande sfida. È importante organizzare diversi seminari, in cui le persone discutono e si scambiano opinioni. E' necssartio dedicare molto tempo a questo. Le persone devono avere la possibilità di discutere le questioni comuni e gli aspetti pratici come parcheggi, posizionamento sale break ect. E' necssario affrontare questo tipo di problemi prima di poter iniziare a discutere di una maggiore collaborazione ", afferma Malin Pansell.

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Il lavoro basato sull'attività implica molta libertà per i dipendenti. I manager devono guidare a distanza, sulla base di fiducia e prestazioni. 

Management tramite fiducia

Una volta che la direzione ha deciso di adottare il conceot del lavoro basato sull'attività, non ci sono alternative per nessuno. Bisogna concentrarsi su quali strumenti sono necessari per ognuno, non se lavorare o meno secondo il concetto. Tutti devono essere coinvolti nel processo.

“Il lavoro basato sulle attività implica molta libertà per i dipendenti. I manager devono guidare a distanza, in base alla fiducia e alle prestazioni. È fondamentale che i dipendenti si sentano confermati. Gestire un team basato sulle attività è impegnativo. I manager devono fare il loro lavoro ", afferma Ylva Pålsson.


"Non è necessario essere in ufficio tutti i giorni, e sicuramente non alla stessa scrivania. Se lo fai, non riuscirai mai a far muovere i dipendenti e a lavorare in modo agile. Il controllo non è una buona qualità per un team basato sulle attività. Meglio lasciar perdere. " assicura Malin Pansell.

 

Testo: Lars Wirtén

 

I sette suggerimenti di Malin e Ylva per avere successo tramite il lavoro basato sull'attività:

  1. Iniziare dal top management. Deve essere chiaro motivo per cui attuare il cambiamento e quali obiettivi desideri raggiungere.
  2. Coinvolgere tutti i dipendenti. Rendere obbligatori workshop e seminari.
  3. Supportare la gestione intermedia. Assicurarsi che tutti capiscano perché il cambiamento è stato implementato e come guidare i team.
  4. Capire come lavorano le persone. Dedicare del tempo all'osservazione e alla misurazione prima del lancio.
  5. Assicurarsi che tutte e tre i pilastri del concept siano salde e pronte prima di partire: la parte umana, quella fisica e quella digitale.
  6. Il lavoro basato sulle attività riguarda la gestione del cambiamento, non per rinfrescare un ufficio o tagliare i costi della struttura.
  7. Trovare il modo personale di lavorare secondo le attività. Non esiste una taglia unica per tutti.