Stille Beobachter geben Einblicke in die Bürogestaltung

Es gibt bereits eine grosse Anzahl von Forschungs- und Arbeitsplatzstudien, die auf Fragebögen, Interviews, Schallmessungen usw. basieren. Aber nur wenige Studien bewerten tatsächlich, was an einem Arbeitsplatz wirklich vor sich geht, aber erst diese Erhebung vervollständigt die Analyse.

Das Alexandra Institute ist ein Forschungs- und Beratungsunternehmen, das sich auf IT und Digitalisierung spezialisiert hat und seinen Sitz in Aarhus, Dänemark, hat. Eva Bjerrum ist eine leitende Organisationsanalytikerin, die sich auf die Nutzerperspektive konzentriert, die neben der Technologie auch die Organisation und die physischen Bedingungen am Arbeitsplatz umfasst. In den letzten 20 Jahren hat sie viele verschiedene Arten von Arbeitsplätzen analysiert, von Schulen und anderen Bildungseinrichtungen bis hin zu Museen und natürlich auch Büros. Das Molkereiunternehmen Arla und das Pharmaunternehmen Novo Nordisk sind zwei grosse Unternehmen, die die sozialanthropologischen Erkenntnisse von Eva Bjerrum und ihren Kollegen genutzt haben, um ihre Büroumgebungen zu optimieren.

"Wir sind passive Beobachter; wir verhalten uns wie Fliegen an der Wand. Nach einer Weile vergessen die Leute, dass wir da sind und verhalten sich genauso wie vor unserer Beobachtung", erklärt Eva Bjerrum.

Unparteiische Notizen

Um ein vollständiges Bild zu erhalten, beobachten die Sozialanthropologen alle Bereiche des Büros zu verschiedenen Zeiten. Sie beobachten und notieren, was passiert, welche Arbeit wo verrichtet wird. Telefonieren die Mitarbeiter viel, konzentrieren sie sich auf ihre Arbeit, unterhalten sie sich natürlich oder flüstern sie sich gegenseitig zu? Auch die Meeting-Kultur wird beobachtet: Wo finden physische Meetings und Online-Meetings statt, wie viele Personen befinden sich gleichzeitig in den Besprechungsräumen?

"Wir machen uns Notizen über die Geräuschkulisse, ob sich viele Leute bewegen oder ob es überwiegend ruhig und still ist. All diese Details nehmen wir unvoreingenommen auf, wir beschreiben nur, was wir sehen. Zusätzlich zu diesen Details beschreiben wir auch den Gesamteindruck."

Wenn die Beobachtungen abgeschlossen sind, fasst Eva Bjerrum die charakteristischen Merkmale der verschiedenen Abteilungen zusammen.

"Wir sehen deutlich, dass es oft keinen Platz gibt, an dem sich die Menschen wirklich auf eine Aufgabe konzentrieren können. Wir sehen die typischen Konflikte in Grossraumbüros: Die einen wollen sich ganz auf ihre Arbeit konzentrieren, die anderen telefonieren viel, wieder andere besprechen sich häufig mit anderen. Es kann leicht zu einem Kampf darüber kommen, welche Art von Arbeit in diesen Umgebungen erledigt werden darf."

Besprechungsräume werden als Rückzug genutzt, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren

Die Umnutzung von Besprechungsräumen ist ein Beleg dafür, dass die ursprüngliche geplante Nutzung, als das Büro entworfen wurde, möglicherweise nicht mehr den heutigen Bedürfnissen der Nutzer entspricht. In Aarhus beobachteten Eva Bjerrum und ein Kollege 60 Tage lang das Büro von Arla und seine 700 Mitarbeiter.

"Es gab viele Besprechungsräume für bis zu zehn Personen. Aber meist waren nur ein oder zwei Personen gleichzeitig in diesen Räumen. Sie wurden oft für Arbeiten genutzt, die Konzentration erforderten, und nicht für Besprechungen. Und oft blieben die gleichen Leute den ganzen Tag im Besprechungsraum. Wenn es ihnen gelungen war, einen Raum zu buchen, waren sie nicht bereit, ihn wieder aufzugeben."

Als Ergebnis der sozialanthropologischen Studien von Eva Bjerrum hat Arla einige Veränderungen in seinem Büro in Aarhus vorgenommen. Es gibt jetzt eine Bibliothek, in der man sich konzentrieren und ein Problem eingehend studieren kann; die grossen Besprechungsräume wurden in kleinere Räume unterteilt, und es wurden Kabinen für Online-Meetings eingerichtet. Auch der offene Lounge-Bereich, der vorher ein von Schreibtischen umgebener Raum war, wurde nun von den Arbeitsbereichen getrennt.

"Die Bürolösung, die es gab, als wir anfingen zu beobachten, wurde den tatsächlichen Bedürfnissen einfach nicht gerecht. Viele Menschen nutzten das Arbeiten von zu Hause aus als Flucht aus dem Büro und nicht als Möglichkeit zur Flexibilität."

Heimarbeit wird als effektiv bewertet

Vor fünfzehn Jahren nahm Eva Bjerrum an einem Forschungsprojekt teil, das die Gestaltung von Arbeitsplätzen für wissenschaftliche Arbeit untersuchte. Es zeigte sich, dass viele Menschen "echte" oder "effektive" Arbeit als Arbeit definieren, die man zu Hause planen und dann in Ruhe am Arbeitsplatz erledigen kann. Kollegen, die Fragen haben oder Dinge besprechen wollen, die zu Unterbrechungen führen, werden als störend empfunden.

"Während der Corona-Pandemie habe ich 200 Mitarbeiter in Unternehmen und Kommunen befragt, und ich höre immer wieder die gleiche Botschaft. Heimarbeit und Online-Meetings werden als sehr effektiv beschrieben. Man kann sich seine Zeit so einteilen, wie man will, die Meetings sind kurz und klar strukturiert, und man muss nicht zum Arbeitsplatz fahren."

Gehört das Büro bald der Vergangenheit an?

Wenn Eva Bjerrum über die Ergebnisse ihrer Beobachtungen und Interviews spricht, kommt natürlich die Frage auf: Sollten wir die ganze Idee von Desksharing Arbeitsplätzen für Büroangestellte aufgeben?

"Nein, der physische Arbeitsplatz trägt zur Arbeitszufriedenheit bei. Er ist der Ort, an dem wir zusammenarbeiten und schnelles Feedback zu unserer Arbeit erhalten. Der Arbeitsplatz ermöglicht es uns, gemeinsam mit den Kollegen in Kontakt mit dem Geschehen zu bleiben. Es ist auch der Ort, an dem wir ein Gefühl von Gemeinschaft, Energie und Humor finden - auf Kosten von einigen Störungen."

In den Umfragen, die Eva Bjerrum durchgeführt hat, werden mehrere gemeinsame Vorteile von Meetings im wirklichen Leben häufig genannt. Wir stellen hier Augenkontakt her und können die Körpersprache besser lesen. Wir diskutieren Dinge, kommen auf Ideen und ermutigen uns gegenseitig. Reale Meetings geben uns auch die Möglichkeit zu persönlicheren Gesprächen.

"Wenn ich über diese Vorteile nachdenke, frage ich mich, ob sie zu unserer Effektivität beitragen. Ich denke, wir brauchen eine breitere Definition von Effektivität. Es geht nicht nur um meine eigene Effektivität - sondern um unsere kollektive Effektivität."

Grossraumbüros haben immer noch ihre Berechtigung

Eva Bjerrum glaubt, dass die Debatte über Grossraumbüros zu schwarz-weiss und einseitig negativ geführt wird. Das Grossraumbüro ist keine Einheitslösung, die überall gleich aussieht.

"An einem Arbeitsplatz gibt es vielleicht zehn Mitarbeiter, die sich einen gemeinsamen offenen Raum teilen wollen. Und an einem anderen gibt es vielleicht 200 Leute, die gezwungen sind, zusammenzusitzen. Das kann man nicht vergleichen", sagt Eva und fügt hinzu:

"Es stimmt natürlich nicht, dass man sich in einem Grossraumbüro genauso gut auf seine Arbeit konzentrieren kann wie in einem Einzelbüro. Aber gleichzeitig sehen wir, dass dort, wo die Mitarbeiter andere Möglichkeiten haben, zum Beispiel sich frei zu bewegen, viele gerne in einer Großraumumgebung arbeiten."

Auf dem Weg zu diesem anderen Bereich stoßen Sie vielleicht auf einen Kollegen, der Sie anhält und anfängt, über etwas ganz Anderes zu reden als das, was Sie gerade beschäftigt. Sie fühlen sich vielleicht gestört, sind vielleicht ein wenig irritiert oder haben das Gefühl, Zeit, Konzentration und damit Effektivität zu verlieren. Eva Bjerrum möchte diesen Gedanken umkehren.

"Das ist eine Chance für den anderen, sein Wissen zu teilen, und für Sie, Einblick in die Gedanken Ihres Kollegen zu bekommen. Das kann in der Tat das effektivste Meeting von allen sein."

Text: Lars Wirtén