Bereiten Sie sich auf den erweiterten Arbeitsplatz vor - und warum das Büro weit weg ist

Andy Lake ist seit langem ein starker Verfechter dessen, was er als intelligente oder flexible Arbeit bezeichnet. Er beschreibt es als flexible Arbeitspraktiken, die neue Technologien und neue Arten von Arbeitsplätzen nutzen und mehr Wahlmöglichkeiten und Mobilität unterstützen. Aktivitätsorientierte Arbeitsplätze sind eines der Ergebnisse, obwohl es bei intelligenter Arbeit eher um die Verbesserung von Arbeit und Produktivität geht, als um eine bestimmte Gestaltung der Räumlichkeiten. Das Post-Pandemie-Szenario zeigt deutlich, dass intelligentes Arbeiten in hohem Maße voraussetzt, dass das Büro nicht das Zentrum aller Wissensarbeit sein sollte.

"Wir neigen immer noch dazu zu denken, dass das Büro der Ort ist, an dem man sein sollte. Ein Beispiel ist der CEO von Google, der sagte, er erwarte, dass die Mitarbeiter:innen drei Tage pro Woche im Büro und zwei Tage dort arbeiten, "wo sie am besten arbeiten". Aber sollten sie nicht fünf Tage in der Woche dort arbeiten, wo sie am besten arbeiten? Das Grundprinzip der intelligenten Arbeit besteht darin, dass die Arbeit an dem Ort und zu der Zeit erledigt wird, die am besten geeignet sind. Das hängt von der Art der Aufgaben ab. Wir müssen in Kategorien des erweiterten Arbeitsplatzes denken", so Andy Lake.

Jeder ist remote

Die Fernarbeit wurde durch Schließungen und andere pandemische Einschränkungen auf der ganzen Welt zur aktuellen Form der Büroarbeit gezwungen. Andy Lake betont, dass sie als ebenso normal und gleichwertig wie die Arbeit im Büro betrachtet werden sollte.

"Ich denke, eine der interessanten Entwicklungen ist, dass einige Organisationen einen 'virtual first'- oder 'remote first'-Ansatz verfolgen. Sie gestalten ihre Arbeitsweise so, dass sie denjenigen, die an verschiedenen Orten arbeiten, die bestmögliche Unterstützung bieten", sagt er.

Dies steht im Gegensatz zu vielen Unternehmen, die versuchen, die Erfahrung des traditionellen Arbeitsplatzes für die Fernarbeit zu nutzen. Das ist ein Fehler, meint Andy Lake.

"Das Wort 'Remote' impliziert, dass die Menschen irgendwie weit weg von dem Ort sind, an dem die wichtigen Dinge passieren. Die Menschen im Büro können sich jedoch in einer Minderheit befinden. Sie sind dann ebenso abgelegen. Wir müssen also dazu übergehen, den traditionellen Arbeitsplatz als einen Ort unter Gleichen zu betrachten. Alle Orte, von denen aus wir arbeiten können, müssen gleichbehandelt werden. Daraus ergibt sich die Herausforderung, Arbeitsplätze so zu gestalten, dass eine reibungslose Schnittstelle zwischen den einzelnen Standorten entsteht. Das traditionelle Modell von Schreibtischen und Besprechungsräumen funktioniert einfach nicht.

Glauben Sie, dass dies tatsächlich der Fall sein wird, oder werden die Menschen gezwungen sein, zu einer Art "Büro-Business-as-usual" zurückzukehren?

"Ich denke, dass das verteilte Arbeiten bleiben wird. Es gibt eine ganze Reihe von Menschen, die nicht an ihren Arbeitsplatz zurückkehren wollen. Sie machen sich immer noch Sorgen um ihre Gesundheit, zum Teil wegen der Anwesenheit im Büro, aber vielleicht mehr wegen der Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Die Menschen haben festgestellt, dass sie anderswo arbeiten können und dass ihr Arbeitgeber über die entsprechende Technik verfügt, um dies zu tun. Das ist eine attraktive Option, die sowohl Zeit als auch Geld für den Arbeitnehmer spart.

Warum sollten Arbeitgeber dann noch mehr Büros anbieten und in diese investieren, wenn dies der Fall ist?

"Ich denke, es ist eine Chance. Das Konzept der tätigkeitsbasierten Gestaltung hat einen neuen Aufschwung erfahren. Es wird mehr Raum für die Zusammenarbeit geschaffen, andere Räume werden als Ruhezonen, Projekträume usw. gestaltet. Ich denke, das ist eine Chance für einige neue Ideen. Ein Bereich der Entwicklung ist die Frage, wie sich die Technologie in all dies einfügt. Es reicht nicht aus, einen Besprechungsraum mit einem größeren Bildschirm für Videokonferenzen umzubauen."

Wie meinen Sie das, warum funktioniert das nicht?

"Die Größe der Besprechungsräume ist meist falsch. Die Akustik ist oft schlecht, und das wirkt sich darauf aus, wie die Menschen in diesen Räumen von den Menschen in anderen Räumen gehört werden können und andersherum. Die Menschen brauchen kleinere Räume, eine Mischung aus geschlossenen und halbgeschlossenen Räumen. Ich bin sicher, dass es in dieser Richtung noch viele Innovationen geben wird. Ich kenne zum Beispiel eine Reihe von Organisationen, die alle Sitzungen virtuell abhalten. Jeder meldet sich mit seinem eigenen Laptop und Kopfhörern an, anstatt anspruchsvolle hybride Meetings in traditionellen Sitzungsräumen abzuhalten.

Sie meinen also, dass es nicht mehr notwendig ist, Arbeit und andere Orte zu trennen?

"Es gibt bereits vollständig virtuelle Organisationen, die gut arbeiten. Immer mehr Unternehmen stellen ihre Mitarbeiter:innen ohne Rücksicht auf die geografische Lage ein, so dass man die richtige Person dort einsetzen kann, wo sie sich befindet. Ihre Anwesenheit an einem zentralen Arbeitsplatz kann nur gelegentlich sein. In diesem Sinne ist der Bedarf an einem Büro rückläufig. Auf der anderen Seite gibt es viele Organisationen, die auch physisch arbeiten, wie z. B. im Ingenieurbereich. Sie haben einen Bedarf an Räumlichkeiten. Ihre Mitarbeiter:innen brauchen sowohl Büros als auch Zugang zu praktischer Arbeit".

Die Pandemie hat einen enormen Einfluss auf die Videokonferenzdienste. Werden wir uns jemals wieder so treffen wie früher, brauchen wir überhaupt Räume für die Zusammenarbeit?

"Einer der Gründe, warum wir ein Büro haben, ist, dass die Menschen gerne zusammenkommen, sowohl aus beruflichen als auch aus sozialen Gründen. Neue Mitarbeiter:innen, ob im Beruf oder in der Organisation, müssen erfahrene Leute treffen und geschult werden. Außerdem ändert sich die Art und Weise, wie wir die Arbeit im Mittelpunkt sehen. Das traditionelle Modell sieht vor, dass die Menschen allein fokussierte Arbeit leisten. Dann wird die Arbeit mit anderen geteilt und die Zusammenarbeit beginnt. Mit den uns zur Verfügung stehenden Technologien kann nun viel mehr gemeinsam konzentriert gearbeitet werden, indem man Zusammenarbeit und konzentrierte Arbeit miteinander verbindet. Wir brauchen dafür Räume, die es den Menschen ermöglichen, gemeinsam im selben Raum zu arbeiten - oder von einem anderen Ort aus. Das traditionelle, von Schreibtischen dominierte Großraumbüro ist dafür die völlig falsche Umgebung."

Hat die Pandemie dazu beigetragen, das Bewusstsein und das Potenzial dessen, was Sie intelligentes Arbeiten nennen, zu erhöhen?

"Auf jeden Fall. Die Entwicklung hat sich erheblich beschleunigt, und wir haben viele Hindernisse überwunden. Andererseits denke ich, dass es ein Problem ist, nur darüber nachzudenken, ob die Menschen zu Hause oder im Büro arbeiten sollten, anstatt zu diskutieren, wie wir die Arbeit verbessern können. Es ist ein Fehler, die alte Arbeit an die hybride Arbeit oder wie immer wir sie nennen, anzupassen. Das bedeutet nur, dass wir dieselbe Arbeit an verschiedenen Orten verrichten. Das führt dazu, dass wir unsere Tage mit Team- oder Zoom-Meetings füllen. Stattdessen sollten wir darüber nachdenken, wie wir dynamischer interagieren können, um Zeit von diesen endlosen Meetings freizumachen und produktiver zu sein."

Es geht nicht nur um den Raum, sondern auch darum, wie wir arbeiten?

"Ja. Erst die Arbeit gestalten - dann den Arbeitsplatz gestalten."

Text: Lars Wirtén