Zagęszczenie i podziały, czyli jak dobrze zaprojektować biuro na planie otwartym

Nigel Oseland jest gorącym zwolennikiem rozwiązań opartych na koncepcji „Bürolandschaft”, tj. architektury krajobrazu biurowego, znanej również pod angielską nazwą „landscaped office”. Są to przestrzenie na planie otwartym, jednak zaprojektowane w sposób nawiązujący do zróżnicowanego krajobrazu – obejmujące mniejsze półprywatne obszary, strefy izolacji akustycznej i strefy relaksu, oddzielone od siebie przegrodami częściowo tworzonymi przez kompozycje roślinne. Badania potwierdzają słuszność założeń Oselanda.

„Można to porównać z oszczędzaniem energii. Jej zużycie można ograniczyć niemal do zera wyłączając ogrzewanie, wentylację i oświetlenie. Koszt energii będzie wówczas minimalny. Równie niska będzie jednak wydajność pracowników, więc nikt nie decyduje się na taki krok. Zamiast tego obserwujemy próby znalezienia optymalnego rozwiązania, polegającego na stworzeniu przy minimalnych nakładach środowiska pracy sprzyjającego produktywności. Identycznie jest z przestrzenią. To, że mamy kilka metrów kwadratowych wolnych nie oznacza, że możemy na nich upchnąć dodatkowych pracowników. Potrzebny jest złoty środek. I jestem przekonany, że to właśnie koncepcja architektury krajobrazu biurowego pozwala zbliżyć się do niego na tyle, na ile jest to realnie możliwe.”

Dwie zmienne wpływające na postrzeganie przestrzeni

Projekty środowisk pracy mieszczą się zazwyczaj gdzieś pomiędzy dwiema skrajnościami: typowym biurem na planie otwartym z jednej strony i wyłącznie zamkniętymi gabinetami z drugiej. Nigel Oseland zwraca uwagę na dwa kluczowe czynniki definiujące naszą percepcję jakości środowiska pracy: zagęszczenie i podziały.

„Na przestrzeni lat w mediach pojawiało się wiele publikacji, w które przekonywały nas jak strasznym miejscem są biura na planie otwartym. Wmawiano nam, że nie tylko do niczego się nie nadają, ale są jeszcze do tego toksyczne i sprawiają, że chorujemy. Osobiście uważam, że artykuły te po prostu opisują źle zaprojektowane otwarte przestrzenie biurowe ze zbyt zagęszczonymi i nieumiejętnie oddzielonymi stanowiskami roboczymi. Z przeprowadzonych badań wynika natomiast, że biura na planie otwartym w niczym nie ustępują innym środowiskom pracy. Wszystko zależy od tego jak projekt biura podejmuje temat zagęszczenia i podziału na strefy. To zaś wiąże się z kosztami.”

Problem zdaniem Oselanda polega na tym, że pojęcie biura na planie otwartym zostało zawłaszczone przez otwarte przestrzenie z rzędami gęsto upakowanych biurek, gdzie menedżerowie starają się wcisnąć możliwie największą liczbę pracowników, tnąc w ten sposób koszty.

Głód przestrzeni

„Zapominają jednak o tym, że to właśnie przestrzeń jest najlepszym przyjacielem człowieka. Uświadomiła nam to dopiero pandemia: aby zmniejszyć ryzyko infekcji, potrzebujemy przestrzeni. Nie inaczej jest w przypadku poziomu hałasu, jakości powietrza, czy warunków do skupienia uwagi i koncentracji na zadaniach – do tego również jest nam niezbędna przestrzeń. Wszystko sprowadza się zatem do zagęszczenia stanowisk i umiejętnego rozplanowania struktur działowych.”

Jednak same koszty nie zawsze mogą stanowić racjonalny argument przeciw inwestycji w zdywersyfikowane środowisko pracy, w którym dobrze poczują się zarówno ekstrawertycy, jak i introwertycy.

„Jeśli tylko poprawimy wydajność o zaledwie pięć procent, zwróci nam się koszt wynajmu przestrzeni biurowych, w których pracujemy”, wyjaśnia Nigel Oseland.

Menedżerowie przy wspólnych biurkach

Dla Nigela Oselanda niska popularność wydzielonych pomieszczeń biurowych była tym bardziej zaskakująca, że połowę respondentów stanowili menedżerowie.

„Co ciekawe, to właśnie oni znaleźli się w grupie największych krytyków zamkniętych gabinetów. Menedżerowie stawiają na pracę zwinną i współdzielone stanowiska robocze, podczas gdy pracownicy administracyjni i pomocniczy zdecydowanie nie są skłonni z nikim dzielić swoich biurek. Zależy im na własnym miejscu do pracy. Odpowiadają im jednak otwarte przestrzenie zaprojektowane zgodnie z filozofią architektury krajobrazu, a do pewnego stopnia również oddzielne pomieszczenia biurowe.”

Natomiast osoby wykonujące zadania badawczo-analityczne chętniej wybierają pracę w wydzielonych pokojach.

„Nie chcą pracować w biurze na planie otwartym, ale w ograniczonym zakresie akceptują rozwiązania oparte na strefowej aranżacji przestrzeni i pracy zwinnej.”

Biura na planie otwartym łączące w sobie zróżnicowane funkcje i strefy to opcja preferowana przez większość pracowników – bez względu na wiek, osobowość, czy pełnioną funkcję. A oto jak w ankiecie uplasowały się poszczególne tryby i środowiska pracy:

1. biuro otwarte z podziałem na strefy (landscaped office),
2. praca zwinna/ przestrzeń oparta na aktywności (activity-based design),
3. praca zdalna,
4. biuro na planie otwartym,
5. współdzielone stanowiska robocze,
6. zamknięte, wydzielone pomieszczenia biurowe.

Szerokie spektrum projektów na planie otwartym

Jak dowiodła ankieta bezcelowe jest mówienie o „biurze na planie otwartym” jak o uniwersalnym układzie przestrzennym będącym odpowiedzią na wszystkie potrzeby. Pojęcie to jest bardzo pojemne i mieści w sobie bogactwo różnych aranżacji i rozwiązań. Z drugiej strony różne nazwy projektów i koncepcji przestrzeni biurowych niekoniecznie oznaczają, że urządzone w ich duchu wnętrza są od siebie całkowicie odmienne. Jeśli wyłączyć zamknięte pokoje i gabinety, praktycznie każde rozwiązanie do pewnego stopnia wykorzystuje koncepcję otwartego planu.

„Jednak pytanym o biura na planie otwartym respondentom natychmiast stają przed oczyma rzędy biurek w wielkiej sali pozbawionej elementów działowych i jakichkolwiek udogodnień. Dlatego wolę mówić o biurze otwartym z podziałem na strefy, zgodnym z koncepcją landscaped office albo Bürolandschaft, żeby jednoznacznie wskazać, że rozmawiamy o bardziej organicznej i urozmaiconej przestrzeni, a nie o czymś, co można by opisywać w zero-jedynkowych kategoriach przestrzeni otwartej lub zamkniętej.”

Kwestia nazewnictwa

Zdaniem Nigela Oselanda, oceniane w ankiecie środowiska pracy posiadają punkty zbieżne. Ich nazwy w większym stopniu odnoszą się do konkretnych funkcji i aspektów, niż różnic w samym projekcie.

„Koncepcja biura open space z podziałem na strefy zwraca uwagę na fizyczne aspekty projektu, podczas gdy praca zwinna i przestrzeń dostosowana do aktywności odwołuje się do zachowań oraz metod pracy i miejsca jej wykonywania. W pewnym sensie przypomina to żonglerkę słowami. Tak projekt dostosowany do aktywności, jak i przestrzeń z podziałem na strefy to również biura na planie otwartym. Jeśli jednak użyjemy tego określenia, automatycznie spotkamy się z negatywnymi reakcjami. Dla mnie najważniejsze jest zaoferowanie ludziom wyboru i umożliwienie im pracy w otoczeniu, w którym są najbardziej wydajni.”

Ważne jak nigdy

Nigel Oseland obawiał się, że w zmienionych na skutek pandemii realiach rynku pracy wyniki jego badania będą bezużyteczne. Okazało się jednak, że wnioski z ankiety są dziś bardziej przydatne niż kiedykolwiek dotąd.

„Zapewnienie pracownikom możliwości wyboru, elastyczne rozwiązania, praca z domu i zmniejszenie zagęszczenia w biurach zaprojektowanych z podziałem na strefy to kwestie, które mają dziś większe znaczenie, niż w chwili przeprowadzania badania. Mam nadzieję, że kierownicy biur wyciągną właściwe wnioski z faktu, że na skutek pandemii około 40% personelu pracuje obecnie w domach: otwiera to szansę dla zmniejszenia zagęszczenia stanowisk roboczych. Zalety zwinnych środowisk pracy i przestrzeni biurowych projektowanych zgodnie z konwencją landscaped office są nam znane od lat. Dziś zastosowanie najlepszych praktyk w praktyce musimy potraktować priorytetowo.”

Tekst: Lars Wirtén

Badanie ankietowe „Personal Office Preferences” zostało przeprowadzone przez Nigela Oselanda z Workplace Unlimited na zlecenie Hermana Millera i Workplace Trends w pierwszej połowie 2019 roku. 4900 odbiorców zwróciło około 700 egzemplarzy wypełnionej ankiety.