Pracoviště založené na činnostech

Podstatou koncepce ABW je možnost výběru podmínek pro různé činnosti na pracovišti. Koncepty ABW a jejich využitím se zabýval Jan Gerard Hoendervanger, výzkumný pracovník Hanze University of Applied Sciences v nizozemském Groningenu.

Zjistil, že nedostatek koncentrace, nedostatečné soukromí a ztráta přidělených pracovních stanic mohou v prostředí ABW způsobovat velké problémy – a že jen malé procento lidí skutečně mění pracoviště tak, jak bylo zamýšleno. To naznačuje, že vytvořit jednu tichou oblast zkrátka nestačí. I v rušnějších oblastech je nutné brát v úvahu akustiku, protože většina lidí je využívá i pro práci vyžadující vysokou koncentraci.

Zajímavým zjištěním je, že s touto koncepcí kanceláří a podporou produktivity je mnohem spokojenější malé procento zaměstnanců, kteří pracoviště mění pravidelně.

„V reakci na to slýchám: ‚Musíme tedy lidi naučit, aby změnili svoje chování. Pak budou šťastní všichni.‘ S tím nesouhlasím. Je naivní si myslet, že všichni lidé chtějí vždy vykonávat jednu činnost v jednom prostoru a pak přecházet do jiného. Lidé v budově nevyužívají ani různé pracovní stoly. Ze sociálních důvodů i ze zvyku totiž prostor rádi považujeme za svou domovskou základnu. Nejspíš je to lidská přirozenost. Nevydávejte tedy energii do pokusů toto chování změnit. Je to totiž jedním z hlavních úskalí ABW,“ říká Hoendervanger.

Tři hlavní faktory úspěchu

Místo snah přimět všechny zaměstnance ke stejnému chování, je třeba poskytnout více soukromých prostorů pro vysokou koncentraci a jednání a domovskou základnu pro každého zaměstnance a tým. Většina úspěšných případů, které Hoendervanger studoval, měla společné tři základní věci:

Většinu času tvoří práce vyžadující vysokou koncentraci

Hoendervanger odhaduje, že asi 60-80 % prostředí ABW v Nizozemsku plně nevyužívá svůj potenciál, protože podceňují význam soukromí a koncentrace. Místo toho si na ně zaměstnanci často stěžují.

Hoendervanger zdůrazňuje, že v kanceláři se každý nezabývá tím, co architekt Frank Duffy popsal jako „transakční znalostní práci“, jež kombinuje vysokou autonomii s vysokou sociální interakcí, rozmanitostí úkolů a mobilitou.

„Máme sklon si myslet, že všichni lidé v kanceláři jsou tento typ znalostních zaměstnanců. Tak to však není. Řada zaměstnanců, kteří do kanceláře přichází každý den ve stejnou dobu, vykonává individuální úkoly. Jedním z rizik koncepce ABW je neschopnost rozlišovat mezi různými typy zaměstnanců a osobností. Ano, jsou mezi nimi dynamičtí a flexibilní mileniálové, ti však nejsou jediní. Různé potřeby a preference vidíme ve všech generacích.“

„Hlavním důvodem, proč koncepce ABW selhává, je nedostatečná analýza. Existuje jakási obecná vize dynamického a otevřeného prostoru, v němž probíhá spousta komunikace a spolupráce. Množství práce založené na komunikaci se však přeceňuje. Většinu času v kanceláři strávíme úkoly, jež vyžadují vysokou koncentraci. Přechodem na koncepci otevřené a živé kanceláře si celou věc příliš často zjednodušujeme.“

Open-space prostory se přeceňují

V posledních deseti letech byl silný trend k otevřeným prostorům. Příliš silný, říká Hoendervanger.

„Otevřené prostory se přeceňují. Vizuálně jsou velmi atraktivní a rozumím tomu, že zapadají do vizí moderního managementu. Měli bychom si však dát pozor na to, aby domovské pracovní stanici nebyly příliš otevřené a plné rozptýlení. V tomto směru nemáme co získat. Chcete-li interakci, vytvořte raději vhodné prostory vyhrazené pro tento účel. Nutností jsou otevřené prostory a uzavřené zasedací prostory. Podstatou koncepce ABW je zajistit rozmanitost a dostatečné množství různých typů prostorů, ne se snažit o spojování protichůdných funkcí do jednoho otevřeného prostoru.“ 

Hoendervanger se vždy vrací k tomu, že lidé jsou různí. V kanceláři pracuje celá řada osobností s rozdílnými potřebami. Tento fakt je třeba zkoumat v rámci psychoakustiky, a závěry lze pak využít při plánování projektu kanceláře. Někteří lidé mají vysokou potřebu struktury, a když jim říkáte, že je všechno flexibilní, velmi je to stresuje. Potřebují jasné pokyny a v takovém prostředí i lépe fungují. Jak tedy vytvořit kancelář, která vyhovuje všem?

„Dobrá otázka!“ říká Hoendervanger. „Na základě analýzy populace je klíčové slovo různorodost. Většina firem v Nizozemsku je rovnostářská a snaží se s každým jednat rovnoprávně. To je sice dobrá věc, ale nebuďme dogmatičtí. Pokud jde o uspokojování různých potřeb, musíme s lidmi jednat více individuálně. K tomu patří i poskytování uzavřených místností a přiřazených pracovních stanic těm, kdo podávají výkon právě v těchto podmínkách. Podstatou koncepce ABW je snaha podpořit zaměstnance v dobré práci. Řekl bych, že dobré je každé řešení, které umožňuje dosažení tohoto cíle.“ 

Věnujte pozornost akustice

Pokud jde o akustiku, mít různé typy vyhrazených prostorů pro různé činnosti je náročné. Bez akustické a vizuální koncepce hrozí riziko, že tyto prostory budou vnímány spíše jako zneklidňující a rušivé než jako forma podpory produktivity.

„Obecně lze říct, že se význam akustiky podceňuje. Většina lidí zapojených do těchto typů projektů se silně soustředí na vizuální aspekt návrhu. Myslím, že je to lidské: je těžké si představit, jak bude akustika vypadat. Musíme však akustice věnovat větší pozornost a naučit se o tomto aspektu lépe diskutovat. Podíváme-li se na průzkum spokojenosti zaměstnanců v kancelářích, akustika je obvykle jedním ze tří nejdůležitějších aspektů, s nimiž nejsou nespokojeni. Nevytvářejte tedy příliš otevřená primární pracoviště a ujistěte se, že je dobře navržena akustika. Opět totiž platí, že v těchto základních zónách bude probíhat spousta práce vyžadující vysokou koncentraci.“ 

Vhodné pouze pro menšinu

Dalším příkladem toho, co se může při návrhu kanceláří typu ABW pokazit, je podle Hoendervangera skutečnost, že potřeba různorodosti se dezinterpretuje a různé typy pracovišť se vytvářejí ve stejné oblasti.

„Místo toho by se měly činnosti víc oddělovat. Znalostní zaměstnanci potřebují oblasti pro jednotlivé úkoly a podle mě by se měly víc oddělovat pomocí prostoru i stěn. Podpořil by se tak potřebný styl jednoúlohové práce (single-tasking) – zjistili jsme totiž, že multitasking je mýtus.“

Celkově se zdá, že manažeři, architekti a ředitelé závodů musí změnit své vnímání toho, jak by se koncepce ABW měla navrhovat a transformovat do kanceláří, jež budou splňovat potřeby organizace i jednotlivce.

„Naše zjištění ukazují, že koncepce ABW v současné době vyhovuje potřebám pouze malé menšiny zaměstnanců. Ovšem pokud se bude zavádět opatrně, má potenciál podpořit potřeby současných znalostních zaměstnanců a jejich organizací. Osvědčené postupy potvrzující tento pozitivní pohled na koncepci ABW zahrnují také naše studie.“

Text: Lars Wirtén