Организация рационального рабочего процесса и будущее рабочих мест

В 2013 году британский консультант Энди Лейк (Andy Lake) опубликовал свою книгу «Smart Flexibility» («Оптимальная гибкость»). С тех пор он много работает с крупными организациями, помогая им модернизировать методы работы и рабочие места. Он также подготовил «Руководство по организации рационального рабочего процесса» для центрального правительства Великобритании и британские стандарты PAS 3000: 2015 «Свод правил по организации рационального рабочего процесса». Кроме того, он работал с Европейской комиссией над разработкой программы «Офис будущего».

Когда его спрашивают о принципах организации рационального рабочего процесса, Энди Лейк говорит не только о рабочих местах, но и о методах работы.

«Организация рационального рабочего процесса — это модернизация методов работы с использованием новых технологий и новых типов рабочих мест. Речь идет об использовании методов работы, основанных на доверии и гибком управлении на основе полученных результатов. Организация рационального рабочего процесса подразумевает гибкий и динамичный подход к работе. Но дело не только в использовании новых технологий и новом дизайне рабочего места. Это больше касается полного изменения характера деятельности».

Нужно ли нам общее рабочее пространство?

Быстрое развитие передовых и цифровых технологий, охватывающее все аспекты жизни общества, предоставляет нам неограниченные возможности для организации процесса и рабочего пространства. Является ли это сменой парадигмы, смещением акцента с организации рабочих мест на ориентир непосредственно на процесс и практику, который не зависит от конкретных предпосылок?

«Когда в XX веке развивалась нынешняя модель рабочего пространства, большое значение имела концентрация людей, ресурсов, документов и так далее. В цифровом мире есть дополнительные преимущества в децентрализации, передаче работы людям и дематериализации создаваемых продуктов, при которой увеличивается значение интеллектуальных активов. В этом контексте люди могут работать по-разному. Это, в свою очередь, порождает вопрос: зачем вообще приходить на работу? Это главные вопросы. Значительную часть работы, подразумевающей умственный труд, можно выполнять где угодно. Большая часть совместной работы также переходит в виртуальную среду. Итак, для чего нам на самом деле нужно рабочее место? Есть такие организации, как WordPress, оборот которых составляет сотни миллионов долларов. Они находятся по всему миру, но при этом практически не имеют помещений».

Формат помещений, которые отличаются от офисов

Тем не менее Энди Лейк не верит, что офисный формат утратил актуальность. Он, как и, пожалуй, большинство из нас, думает, что нам все-таки нужно иногда собираться вместе. Однако он утверждает, что концепция рабочего пространства, которая возникла в индустриальную эпоху, постепенно исчезает.

«Это влечет за собой большой вопрос: какова в целом социальная инфраструктура работы? Люди, которые ведут "бизнес непосредственно на рабочем месте", склонны сосредотачиваться только на работе в офисе. Я имею в виду, если многие люди работают из дома или в кафе, что насчет этих мест? Как их следует проектировать и обслуживать»?

Энди Лейк призывает обсудить, каким образом мы можем создавать и приспосабливать другие помещения, общественные места, а также дома для работы.

«Я думаю, что борьба с тенденцией уменьшения размеров домов является актуальным вопросом большой политики. В большинстве современных домов нет возможности работать из дома. Если вы, например, ведете бизнес, и к вам приходят посетители, у вас не будет подходящего места для работы. В многоквартирных домах можно рассмотреть возможность использования рабочих центров, находящихся непосредственно в здании. Я думаю, что создание общих рабочих пространств, ставшее обычной практикой в городах, является частью этой меняющейся инфраструктуры, но нам предстоит пройти еще долгий путь. Представителям управленческих структур и разработчикам нужно наверстать упущенное». 

Пандемия коронавируса повлечет за собой изменения

Это интервью проходило в конце мая 2020 года, в разгар пандемии коронавируса, когда страны по всему миру начали понемногу снимать ограничения после нескольких месяцев карантина. Компания Twitter заявила, что позволит своим сотрудникам продолжать работать из дома так долго, как они этого хотят. Энди Лейк считает, что пандемия коронавируса может стать своеобразным толчком для развития совершенно новых подходов к организации работы.

«Я думаю, что пандемия позволила многим людям посмотреть на вещи под другим углом. Инновационные идеи не всегда воспринимались из-за традиционного подхода, основанного на принципе коллективного объединения, сохранении важности аспекта невербальной коммуникации и так далее. Но все меняется, люди видят, что теперь существует больше возможностей. Это дает большой толчок тенденции децентрализации. Я думаю, что Twitter — очень хороший тому пример. Несомненно, организации, где был обеспечен рациональный рабочий процесс, гораздо лучше подготовились к масштабному переводу сотрудников на удаленную работу». 

Выбор в пользу работы вне офиса

Пандемия коронавируса оказала прямое влияние на организацию работы в офисе: возникла необходимость социального дистанцирования и уменьшения концентрации людей в помещении. Энди Лейк рассматривает эти преобразования в качестве промежуточной фазы, а также прогнозирует некоторые изменения, связанные с пандемией коронавируса, которые войдут в нашу жизнь на постоянной основе.

«Я думаю, что все больше людей будут делать выбор в пользу работы вне помещения или выбирать пространства полуоткрытого типа. Будут совершенствоваться технологии для конференц-залов, использоваться большие экраны и лучшие аудиовизуальные системы. Большинство организаций не обладают передовыми ресурсами в этом вопросе, и люди прикладывают много усилий для удаленного взаимодействия — либо с помощью технических средств, либо потому, что динамика встречи определяется людьми, которые имеют возможность присутствовать физически».

«Со временем офисный формат адаптируется к помещениям меньшего размера, которые будут использоваться более интенсивно, но меньшим количеством людей, по сравнению с текущий тенденцией. Думаю, мы увидим эти изменения в ближайшие пять-десять лет».

Хорошая акустика — залог успеха

По словам Энди Лейка, проблемы с акустикой также играют центральную роль в этом новом, децентрализованном и дематериализованном контексте интеллектуальной работы.

«Наша цель — создать оптимальные места для интеллектуального труда, и здесь хорошая акустика играет ключевую роль. Обычно этим аспектом пренебрегают при проектировании рабочего пространства. Это по-прежнему считается роскошью. Я посещаю различные рабочие места с ужасной акустикой, и их приходится модернизировать, чтобы устранить проблемы. Но есть тенденция к изменениям. Важно учитывать, что люди нуждаются в возможности управления акустической средой. Проектирование должно быть ориентировано на создание пространств, предназначенных для разных видов деятельности, с разной сенсорной средой, где люди могут делать выбор, соответствующий их деятельности и личным предпочтениям».

В заключение следует отметить, что в будущем мы, вероятнее всего, будем по-прежнему ходить пешком, ездить на велосипеде, на автомобиле или добираться из пригородов до места работы. Но мы будем это делать в разное время, в разном количестве и с разными целями. Общепринятое мнение, что у работника должно быть отдельное рабочее место, вероятно, еще долго останется актуальным.

«Формат работы в офисе не утратил своей актуальности, он становится более разнообразным и начинает выходить за рамки традиционных границ», — резюмирует Энди Лейк.  

Автор текста: Ларс Виртен (Lars Wirtén)