Prepárese para el lugar de trabajo extendido y por qué la oficina es remota

Andy Lake ha sido durante mucho tiempo un firme defensor de lo que él llama trabajo inteligente o flexible. Él lo describe como prácticas de trabajo flexibles, utilizando nuevas tecnologías y nuevos estilos de lugares de trabajo, apoyando más opciones y movilidad. Los lugares de trabajo basados en actividades son uno de los resultados, aunque el trabajo inteligente tiene más que ver con mejorar el trabajo y la productividad que con un determinado diseño de las instalaciones. El escenario posterior a la pandemia muestra claramente que el trabajo inteligente en un alto grado implica no asumir que la oficina debe ser el centro de todo el trabajo del conocimiento.

“Todavía tendemos a pensar que la oficina es el lugar para estar. Un ejemplo es el CEO de Google, quien dijo que espera que las personas trabajen tres días a la semana desde la oficina y dos días desde "donde sea que trabajen mejor". Pero, ¿no deberían trabajar cinco días a la semana desde donde mejor funcionen? El principio básico del trabajo inteligente es que el trabajo se realiza en el lugar más apropiado en el momento más apropiado. Depende de la naturaleza de las tareas. Necesitamos pensar en términos del lugar de trabajo extendido”, afirma Andy Lake.

Todos son remotos

El trabajo remoto se ha visto obligado a ser la forma actual de trabajar en la oficina durante los cierres y otras restricciones pandémicas en todo el mundo. Andy Lake enfatiza que debe considerarse igual de normal e igual que trabajar en la oficina.

“Creo que uno de los desarrollos interesantes es que algunas organizaciones están adoptando un enfoque de 'primero virtual' o 'primero remoto'. Estos están diseñando sus formas de trabajar para garantizar la mejor experiencia posible para aquellos que trabajan de forma distribuida”, dice.

Esto contrasta con muchas organizaciones que intentan modelar el trabajo remoto en la experiencia del lugar de trabajo tradicional. Eso es un error, dice Andy Lake.

“La palabra ‘remoto’ implica que las personas están de alguna manera alejadas de donde suceden las cosas importantes. Sin embargo, las personas en la oficina pueden encontrarse en una minoría. Entonces son igualmente remotos. Por lo tanto, debemos avanzar hacia ver el lugar de trabajo tradicional como un lugar entre iguales. Todos los lugares desde los que podemos trabajar deben ser tratados por igual. A partir de ahí, surge el desafío de cómo diseñar lugares de trabajo con una interfaz fluida entre cada una de las ubicaciones. El modelo tradicional de escritorios y salas de reuniones simplemente no funciona”.

¿Crees que esto realmente va a suceder, o la gente se verá obligada a volver a una especie de oficina-negocios como de costumbre?

“Creo que el trabajo híbrido llegó para quedarse. Hay muchas personas que no están dispuestas a volver al lugar de trabajo. Todavía están preocupados por el covid, en parte por estar en la oficina, pero quizás más por viajar en transporte público. Las personas han descubierto que pueden trabajar en otro lugar y que su empleador tiene el equipo para hacerlo. Es una opción atractiva que ahorra tiempo y dinero al empleado”.

Si esto está sucediendo, ¿por qué los empleadores deberían ofrecer e invertir más en oficinas?

“Creo que es una oportunidad. Se ha dado un impulso al concepto de diseño basado en actividades. Algunos espacios están diseñados para la colaboración, otros están diseñados como espacios tranquilos, espacios para proyectos, etc. Creo que esto es una apertura para algunas ideas nuevas. Un área de evolución es cómo la tecnología encaja en todo esto. Simplemente convertir una sala de reuniones con una pantalla más grande para videoconferencias no funcionará”.

¿Qué quieres decir, por qué eso no funciona?

“El tamaño de las salas de reuniones suele ser incorrecto. La acústica suele ser deficiente y afecta la forma en que las personas en estas salas pueden ser escuchadas por personas en otros lugares y viceversa. La gente necesita espacios más pequeños, una mezcla de espacios cerrados y semicerrados. Estoy seguro de que habrá mucha más innovación en esta dirección. Conozco, por ejemplo, un par de organizaciones que tratan todas las reuniones como virtuales. Todos inician sesión en su propia computadora portátil con auriculares, en lugar de tener reuniones híbridas desafiantes en salas de reuniones tradicionales”.

¿Su punto parece ser que ya no hay necesidad de separar el trabajo de otros lugares?

“Ya hay organizaciones completamente virtuales que lo están haciendo bien. Más organizaciones también están reclutando personas sin tener en cuenta la geografía, por lo que puede encontrar a la persona adecuada donde sea que esté. Su asistencia a un lugar de trabajo central puede ser solo ocasional. En ese sentido, hay una necesidad decreciente de una oficina. Por otro lado, hay muchas organizaciones que también hacen trabajo físico, como en el sector de la ingeniería. Ellos tienen una necesidad de locales. Su gente necesita oficinas además de acceso al trabajo práctico”.

La pandemia ha tenido un gran impacto en los servicios de videoconferencia. ¿Volveremos a encontrarnos como antes, necesitamos espacios de colaboración?

“Una de las razones para tener una oficina es que a la gente le gusta reunirse, tanto por motivos profesionales como sociales. Los nuevos empleados, ya sea en la profesión o en la organización, necesitan conocer gente con experiencia y recibir formación. Además, la forma en que vemos el trabajo de enfoque está cambiando. El modelo tradicional es que las personas hacen un trabajo que requiere de enfoque por su cuenta. Luego lo comparten con otros y comienza la colaboración. Ahora, con las tecnologías que tenemos, se puede hacer mucho más enfocandonos juntos, fusionando la colaboración y el trabajo enfocado. Necesitamos espacios diseñados para eso, que permitan a las personas hacerlo juntas en el mismo espacio, o unirse desde otro lugar. La oficina tradicional de planta abierta dominada por escritorios es el entorno completamente equivocado para esto”.

¿Ha ayudado la pandemia a aumentar la conciencia y el potencial de lo que llama trabajo inteligente?

"Definitivamente. Ha habido una aceleración considerable y hemos superado muchas barreras. Por otro lado, creo que hay un problema con solo pensar si las personas deberían trabajar en casa o en la oficina, en lugar de discutir cómo podemos mejorar el trabajo. Adaptar el trabajo antiguo al trabajo híbrido o como le llamemos, es un error. Eso es simplemente hacer el mismo trabajo en diferentes lugares. Esto nos lleva a llenar nuestros días con reuniones de Teams o Zoom. En cambio, deberíamos pensar en cómo podemos interactuar de manera más dinámica, liberando tiempo de estas reuniones interminables para ser más productivos”.

No se trata solo del espacio, sino también de cómo trabajamos.

"Sí. Primero diseñe el trabajo, luego diseñe el lugar de trabajo”.

Texto: Lars Wirtén